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ZusammenfassungWer die PZN einer Packung mit der Materialnummer im Warenwirtschaftssystem und der packungsgrößenunabhängigen FAM-Nummer im Krankenhausinformationssystem verbinden will, braucht keine Nummernumrechnung, sondern eine gemeinsame Klammer: eine generische Gruppen-ID je Pharmazentralnummer. Sie fasst alle PZN zusammen, die denselben Wirkstoff in derselben Stärke und einer vergleichbaren Darreichungsform tragen, wahlweise eng mit gleicher Packungsgröße oder weit ohne Packungsgröße. Materialnummer und FAM-Nummer hängen sich dann jeweils an diese Gruppen-ID, nicht aneinander. Die Zuordnung liegt je PZN vor und wird alle 14 Tage neu ausgeliefert, weil sich der deutsche Artikelstamm in diesem Takt ändert. Dieser Artikel richtet sich an Leitungen von Krankenhausapotheken, an Verantwortliche für Arzneimittel-Stammdaten in Klinikverbünden und an die IT, die Verordnung, Warenwirtschaft und Scan am Patientenbett zusammenbringen soll.
In der Klinik laufen drei Nummernkreise nebeneinander, die dasselbe Arzneimittel meinen und trotzdem nicht zusammenpassen. Im Warenwirtschaftssystem steht eine Materialnummer, die bewusst über mehrere Anbieter hinweg geführt wird: Metformin 1000 Milligramm als Filmtablette bleibt eine Materialnummer, auch wenn im Laufe eines Jahres bei drei verschiedenen Herstellern eingekauft wird. Nur so bleiben Verbrauchsmengen über einen Verbund und über ein Geschäftsjahr auswertbar. In der Verordnung im Krankenhausinformationssystem steht dagegen eine FAM-Nummer, also eine Leitnummer auf Ebene von Handelsname, Darreichungsform und Anbieter, aber ohne Packungsgröße. Und auf der Packung, die auf Station ankommt, steht die PZN, die genau eine Packungsgröße eines genau einen Anbieters identifiziert.
Der Bruch wird am Patientenbett sichtbar. Die Pflege scannt die Packung, also die PZN. Das System vergleicht sie mit der Nummer, die in der Verordnung hinterlegt ist. Weichen beide voneinander ab, meldet es einen Fehler, und zwar auch dann, wenn Wirkstoff, Stärke und Darreichungsform identisch sind und pharmazeutisch nichts dagegen spricht. In der Folge muss ärztlich umverordnet werden, obwohl sich an der Therapie nichts geändert hat. Der Fehler ist damit kein Anwendungsfehler der Pflege, sondern das Fehlen einer Klammer zwischen zwei Nummernkreisen.
In Gesprächen mit Krankenhausapotheken und klinikversorgenden Betrieben kommt dieser Punkt regelmäßig auf, und fast immer in derselben Reihenfolge: zuerst als Scan-Problem der Pflege, dann als Umverordnungs-Aufwand der Ärztinnen und Ärzte, und erst zum Schluss als das, was er ist, nämlich eine Stammdatenfrage. Deutschland zählt rund 365 Krankenhausapotheken, die zusammen die Versorgung von 1.874 Krankenhäusern tragen. Ein Verbund versorgt aus einer Apotheke regelmäßig mehrere Häuser, und genau dort multipliziert sich jede fehlende Zuordnung.
Der Druck kommt zusätzlich von der Förderseite. Nach § 19 Absatz 1 Satz 1 Nummer 5 der Krankenhausstrukturfonds-Verordnung ist die Einrichtung eines durchgehenden digitalen Medikationsmanagements zur Erhöhung der Arzneimitteltherapiesicherheit ausdrücklich förderfähig, einschließlich robotikbasierter Stellsysteme zur Ausgabe von Medikation. Umgekehrt greift nach § 5 Absatz 3h des Krankenhausentgeltgesetzes seit dem 1. Januar 2025 ein Abschlag von bis zu 2 Prozent des Rechnungsbetrags je voll- und teilstationärem Fall, wenn ein Krankenhaus nicht sämtliche geforderten digitalen Dienste bereitstellt. Eine Prozesskette, die am Nummernbruch hängen bleibt, ist damit nicht nur unbequem, sondern rechnet sich negativ.
Kurzantwort: Zwei Felder tragen die Klammer, die PZN und die generische Gruppen-ID. Fünf weitere machen sie im Betrieb überprüfbar, weil sie erklären, warum zwei PZN in derselben Gruppe liegen und ob der Artikel überhaupt noch im Vertrieb ist.
| Feld | Wofür Sie es brauchen | Rolle |
|---|---|---|
| PZN (8-stellig) | Identifiziert die konkrete Packung, die auf Station gescannt wird | Pflicht |
| Generische Gruppen-ID | Die Klammer über alle austauschbaren PZN, Ankerpunkt für Materialnummer und FAM-Nummer | Pflicht |
| FAM-Nummer | Verknüpfung in die Verordnung, weil dort auf packungsgrößenunabhängiger Ebene verordnet wird | Pflicht im KIS-Fall |
| Wirkstoff und Stärke | Fachliche Begründung der Gruppenbildung, prüfbar durch die Apotheke | empfohlen |
| Darreichungsform | Trennt retardiert von unretardiert und fest von flüssig innerhalb desselben Wirkstoffs | empfohlen |
| Packungsgröße und Einheit | Umrechnung von Verordnungsmenge auf Materialnummer-Menge in der Warenwirtschaft | empfohlen |
| Anbieter | Nachvollziehbarkeit beim Lieferantenwechsel innerhalb derselben Gruppe | empfohlen |
| Vertriebsstatus (im Vertrieb / außer Vertrieb) | Verhindert, dass die Hausliste stillschweigend auf Artikel zeigt, die es nicht mehr gibt | empfohlen |
| ATC-Code | Warengruppen-Auswertung und Einstieg in die Recherche, nicht die Klammer selbst | optional |
Die PZN ist dabei die Verknüpfung und nicht der Inhalt. Sie ist eine achtstellige, bedeutungsfreie Nummer, die von der Informationsstelle für Arzneispezialitäten, IFA GmbH vergeben wird und jede einzelne Packung eindeutig identifiziert. Genau diese Eindeutigkeit ist im Scan-Prozess erwünscht und in der Verordnung hinderlich, und deshalb braucht es eine zweite Ebene über ihr.
Kurzantwort: Der ATC-Code ist zu grob. Er klassifiziert nach Organsystem und Wirkstoff, endet aber oberhalb von Stärke, Darreichungsform und Packungsgröße. Wer Austauschbarkeit über den ATC-Code bildet, wirft in derselben Gruppe zusammen, was pharmazeutisch nicht austauschbar ist.
Das ist keine Detailkritik, sondern folgt aus dem Aufbau der Klassifikation selbst. Die ATC-Systematik gliedert Wirkstoffe in fünf Ebenen nach anatomischer Hauptgruppe, therapeutischer und pharmakologischer Untergruppe bis zur chemischen Substanz, wie das WHO Collaborating Centre for Drug Statistics Methodology beschreibt. Eine Stärkeangabe enthält sie nicht, und eine Darreichungsform enthält sie ebenfalls nicht. Für ein Kombinationspräparat mit zwei Wirkstoffen liefert eine ATC-Suche deshalb alle Produkte mit dieser Wirkstoffkombination, unabhängig davon, ob 500 Milligramm oder 875 Milligramm enthalten sind und ob es sich um eine Trockensubstanz oder eine Filmtablette handelt.
Die generische Gruppen-ID setzt dort an, wo der ATC-Code aufhört. Sie wird auf PZN-Ebene gebildet und verlangt gleichen Wirkstoff, gleiche Wirkstoffmenge und eine vergleichbare Darreichungsform, also beispielsweise oral und fest und nicht retardiert. Und sie kennt zwei Weiten, was in der Klinik der eigentliche Unterschied ist:
Der Unterschied zwischen beiden Weiten ist der Grund, warum eine Zuordnung aus der öffentlichen Apotheke nicht ohne Weiteres in die Klinik übernommen werden kann. Die Frage, welche PZN in einem konkreten Fall gegeneinander austauschbar sind, behandelt der Beitrag PZN clustern und austauschbare Präparate identifizieren ausführlich; hier geht es um die Ebene darüber, nämlich um die Nummer, an der alle beteiligten Systeme andocken.
Kurzantwort: Beziehen Sie die Gruppen-ID als tab-separierte Datei für den gesamten Katalog, nicht nur für Ihre Hausliste, und laden Sie sie in beide Zielsysteme. Eine Zuordnung, die nur die aktuell gelisteten Artikel kennt, muss bei jeder Änderung nachgepflegt werden und ist genau dann falsch, wenn es darauf ankommt.
Der Reflex, zuerst nur die Hausliste zuordnen zu lassen, ist verständlich und trotzdem die teurere Variante. Verordnet wird im Krankenhausinformationssystem auch außerhalb der Hausliste, und beim Scan auf Station ist offen, welche Packung tatsächlich ankommt. Fällt eine PZN aus dem Vertrieb oder ändert sich eine Zuordnung, merkt das eine hausbezogene Liste erst, wenn jemand sie prüft. Eine Katalog-Zuordnung merkt es beim nächsten Abzug.
Praktisch sind drei Schritte zu klären, und zwar in dieser Reihenfolge:
Für Häuser, die den Upload automatisieren wollen, steht statt des manuellen Wegs eine Schnittstelle zur Verfügung, über die die eigene PZN-Liste direkt aus dem Warenwirtschaftssystem übergeben werden kann. Ob das im Einzelfall trägt, hängt an Ihrem System und gehört in die Abstimmung mit dem jeweiligen Anbieter, nicht in eine Zusage über die Datenseite.
Vor dem Produktivgang lohnt ein Prüflauf, der weniger technisch ist, als er klingt. Nehmen Sie fünf bis zehn Wirkstoffe aus Ihrem Verbrauchsschwerpunkt, ziehen Sie die zugehörigen Gruppen und lassen Sie die Apotheke die Gruppenmitglieder gegenlesen. Drei Fragen reichen: Fehlt ein Artikel, den Sie fachlich in derselben Gruppe erwarten? Ist ein Artikel darin, den Sie dort nicht erwarten, etwa eine retardierte Form neben einer unretardierten? Und stimmt die Menge je Packung, die Ihre Warenwirtschaft für die Umrechnung braucht? Wer diesen Abgleich einmal sauber macht, hat danach eine belastbare Aussage darüber, welche Weite der Gruppe zu seinen Prozessen passt, und muss die Diskussion nicht bei jedem Sonderfall neu führen.
Ebenso lohnt es sich, den Umgang mit Änderungen vorab zu verabreden statt ihn später zu improvisieren. Wenn eine PZN aus dem Vertrieb fällt, verschwindet sie nicht sofort aus dem Bestand, sondern läuft eine Zeit lang mit dem entsprechenden Status weiter. Für die Warenwirtschaft ist das erwünscht, weil Altbelege auflösbar bleiben müssen. Für die Verordnung ist es das nicht, weil dort nur angeboten werden soll, was tatsächlich beschafft werden kann. Denselben Datensatz in beiden Systemen unterschiedlich zu filtern, ist deshalb kein Widerspruch, sondern die richtige Konfiguration, und sie gehört in die Anforderungsliste an Ihre Systemanbieter.
pharmazie.com ist die konsolidierte Arzneimitteldatenplattform der DACON Datenbank Consulting GmbH, die 25+ Fachdatenbanken in einer einzigen Suche bündelt, ausschließlich für Fachkreise im Gesundheitswesen. Diese Suche heißt Eisbergsuche® und ist im hier beschriebenen Fall der zweite Zugang neben der Datei: Wer eine PZN in der Hand hat, sieht Gruppenmitglieder, Lieferengpass-Meldungen und Lagerhinweise an einer Stelle, ohne zwischen Systemen zu wechseln.
Drei Grenzen gehören offen benannt, weil sie in der Umsetzung sonst als Überraschung auftauchen.
Erstens ist die Gruppen-ID eine Datenaussage, keine pharmazeutische Freigabe. Sie sagt, dass Wirkstoff, Stärke und Darreichungsform übereinstimmen. Ob im konkreten Fall getauscht werden darf, entscheidet die Apotheke, und bei Präparaten mit enger therapeutischer Breite, besonderen Hilfsstoffen oder abweichender Freisetzung fällt diese Entscheidung anders aus als die Datenlage nahelegt.
Zweitens löst die Datei keine Anpassung in Ihren Systemen. Ob die Warenwirtschaft mehrere PZN unter einer Materialnummer führen kann und ob das Verordnungsmodul den Scan gegen eine Gruppe statt gegen eine einzelne Nummer prüft, entscheidet der jeweilige Systemanbieter. Die Zuordnung liefert die inhaltliche Grundlage, die Konfiguration bleibt ein Projekt mit Ihrer IT und Ihren Anbietern. Wer das im Zeitplan unterschätzt, hat gute Daten und trotzdem denselben Fehler auf Station.
Drittens hat die Klammer eine Halbwertszeit. Neue PZN, Anbieterwechsel und Außer-Vertrieb-Setzungen ändern die Gruppen laufend. Eine einmal eingespielte Zuordnung ist nach wenigen Wochen unvollständig, und eine unvollständige Zuordnung ist im Scan-Prozess schlechter als gar keine, weil sie Vertrauen erzeugt, das sie nicht einlöst. Der 14-tägige Abzug ist deshalb Teil der Lösung und keine Fleißaufgabe.
Die Verknüpfung von PZN, Materialnummer und FAM-Nummer gelingt nicht, indem Sie Nummern ineinander umrechnen, sondern indem alle drei sich an dieselbe generische Gruppen-ID hängen. Der ATC-Code leistet das nicht, weil er oberhalb von Stärke und Darreichungsform endet; die Gruppen-ID leistet es, weil sie auf PZN-Ebene gebildet und in zwei Weiten geliefert wird, mit und ohne Packungsgröße.
Wenn Sie den nächsten Schritt planen, lohnt der Blick auf die angrenzenden Fälle: Verblisterung und packungsgrößenübergreifende Nummer für die patientenindividuelle Stellung, Lagertemperatur je PZN für die Hauslisten-Anreicherung und die Übersicht zu Rohdatenlizenzen für Arzneimitteldaten für die Frage, welcher Bezugsweg lizenzrechtlich zu Ihrem Vorhaben passt.
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