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ZusammenfassungIst ein Medizinprodukt oder ein Praxisverbrauchsartikel bei der gewohnten Quelle kontingentiert, beantworten drei Datenebenen die Frage nach einer Bezugsquelle: der Anbieter je Pharmazentralnummer (PZN), die Produktklassifikation, über die sich fachlich vergleichbare Artikel finden lassen, und die Lieferbarkeit bei den eigenen Lieferanten. Dieser Beitrag richtet sich an Einkauf, Disposition und IT im Großhandel für Medizinprodukte, Verbandmittel und apothekenübliche Verbrauchsartikel. Er zeigt, welche Felder diesen Weg tragen, welche Datenstufe Sie dafür lizenzieren müssen und wo er endet. Die Artikeldaten des deutschen Marktes werden täglich aktualisiert, die Preisfelder alle 14 Tage. Wichtig vorab: Für Medizinprodukte existiert kein behördliches Lieferengpass-Meldewesen wie für Arzneimittel. Die Kontingentierung erkennen Sie deshalb nicht an einer Meldung, sondern an Ihrer eigenen Beschaffung.
Der Fall ist im Handel mit Medizinprodukten Alltag. Ein Artikel aus dem laufenden Sortiment, etwa ein Verbandmittel, eine Spüllösung oder ein Einmalartikel, wird vom bisherigen Hersteller nur noch in Teilmengen zugeteilt. Der Bedarf der belieferten Praxen, Apotheken, Homecare-Versorger und Sanitätshäuser bleibt jedoch bestehen. Gesucht wird kein Ersatz im pharmakologischen Sinn, sondern ein funktional gleichwertiger Artikel und ein Lieferant, der ihn heute abgeben kann.
In Discovery-Gesprächen mit Einkaufs- und Geschäftsführungsverantwortlichen im Handel mit Medizinprodukten und Praxisverbrauchsmaterial fällt dieser Punkt regelmäßig unaufgefordert. Der wiederkehrende Kern ist stets derselbe: Die eigene Warenwirtschaft kennt nur die Lieferanten, mit denen bereits eine Geschäftsbeziehung besteht. Ein Anbieter, der denselben Artikeltyp führt, aber noch nie beliefert hat, taucht dort nicht auf. Die Suche nach Bezugsquellen für kontingentierte Medizinprodukte beginnt deshalb außerhalb des eigenen Systems, in einem Verzeichnis des Gesamtmarkts.
Zwei Suchrichtungen laufen dabei parallel. Erstens die Anbietersuche: Wer bringt denselben Artikel oder eine andere Packungsgröße davon in Verkehr? Zweitens die Alternativsuche: Welche Artikel erfüllen dieselbe Funktion, auch wenn sie von einem anderen Hersteller stammen und anders heißen? Beide Richtungen brauchen unterschiedliche Felder, und genau das wird beim Aufsetzen des Prozesses meist übersehen.
Die Antwortkapsel vorweg: Für die Anbietersuche reichen Identifikations- und Vertriebsfelder. Für die Alternativsuche brauchen Sie zusätzlich die Klassifikationsebene, also Warengruppe und Positionsnummer im Hilfsmittelverzeichnis. Ohne diese zweite Ebene finden Sie nur, was Sie schon kennen. Die folgende Tabelle trennt beides.
| Feld | Wofür es im Use-Case gebraucht wird | Status |
|---|---|---|
| PZN | Eindeutiger Anker für Abgleich, Bestellung und Rückmeldung an das eigene ERP | Pflicht |
| Handelsname | Klartext für Einkauf und Kundenkommunikation | Pflicht |
| Anbieter | Wer bringt den Artikel in Verkehr, inklusive Kontaktdaten für die Erstansprache | Pflicht |
| Hersteller | Trennt Inverkehrbringer und Produzent, relevant bei Mehrvertrieb | Pflicht |
| Warengruppe (Code) | Trägt die Alternativsuche: findet Artikel derselben Gruppe anderer Anbieter | Pflicht |
| Positionsnummer Hilfsmittelverzeichnis | Hierarchischer Einstieg über Produktgruppe und Produktart statt über den Namen | Pflicht bei Hilfsmitteln |
| Kennzeichen Medizinprodukt | Trennt Medizinprodukte von Arzneimitteln und Nichtarzneimitteln im Export | Pflicht |
| Kennzeichen Verbandmittel | Grenzt erstattungsfähige Verbandmittel gegen sonstige Artikel ab | Pflicht |
| Menge und Mengeneinheit | Macht Packungsgrößen zweier Anbieter rechnerisch vergleichbar | Pflicht |
| Darreichungs- beziehungsweise Applikationsform | Unterscheidet Varianten innerhalb derselben Warengruppe | Pflicht |
| Vertriebsstatus | Zeigt, ob der Artikel überhaupt noch im Markt ist | Pflicht |
| Vertriebsweg | Apotheke, Großhandel, Krankenhausapotheke oder sonstiger Einzelhandel | Pflicht |
| Apothekeneinkaufspreis und Abgabepreis des pharmazeutischen Unternehmers | Kalkulationsbasis für den Vergleich zweier Bezugsquellen | optional |
| UDI-DI, GTIN, PPN, NTIN | Anschluss an internationale Kataloge und an Scan-Prozesse im Lager | optional |
| Mindestbestellmenge | Entscheidet, ob eine Quelle für die benötigte Menge praktikabel ist | optional |
| Steril, Verpackungsart, Maße, Gewicht | Prüft die funktionale Gleichwertigkeit eines Alternativartikels | optional |
Der entscheidende Unterschied zur Arzneimittelrecherche liegt in der mittleren Spalte. Bei Arzneimitteln führt der Wirkstoff über den ATC-Code zur Alternative. Bei Medizinprodukten und Hilfsmitteln gibt es keinen Wirkstoff. An seine Stelle tritt die Klassifikation: die Warengruppe und, bei Hilfsmitteln, die Positionsnummer aus dem Hilfsmittelverzeichnis. Das Hilfsmittelverzeichnis wird nach § 139 Absatz 1 SGB V vom Spitzenverband Bund der Krankenkassen als systematisch strukturiertes Verzeichnis erstellt und fortgeschrieben. Diese Systematik ist der Baum, an dem Sie entlanggehen, wenn Sie einen vergleichbaren Artikel suchen. Das öffentliche Verzeichnis ist beim GKV-Spitzenverband einsehbar.
Kurz: Sie brauchen die wirtschaftlich-rechtliche Ebene in jedem Fall, die klassifikatorisch-beschreibende Ebene nur dann, wenn Sie Alternativen suchen und nicht nur Anbieter. Wer den Prozess auf die erste Stufe beschränkt, findet weitere Packungsgrößen desselben Artikels, aber keinen Ersatz aus einer anderen Produktlinie.
Stufe eins, die wirtschaftlich-rechtliche Ebene. Sie umfasst PZN, Anbieter, Hersteller, Vertriebsstatus, Vertriebsweg, Preisfelder und die Rechtskennzeichen, also die Einstufung als Medizinprodukt, Verbandmittel oder Nichtarzneimittel. Diese Stufe beantwortet, wer den Artikel führt, ob er verkehrsfähig ist und über welchen Kanal er beschafft werden darf.
Stufe zwei, die klassifikatorisch-beschreibende Ebene. Sie umfasst Warengruppe, Positionsnummer des Hilfsmittelverzeichnisses samt Produktgruppen-Hierarchie, Materialangaben, Sterilität, Maße und Produktabbildung. Erst diese Stufe erlaubt die Frage, die im Kontingentierungsfall wirklich zählt: Welcher andere Artikel leistet dasselbe?
Hier liegt die häufigste Fehlannahme. Viele Beschaffungsteams erwarten, dass ein KI-Chat die Alternativsuche übernimmt, dass man also in Freitext fragt, welche vergleichbaren Produkte es gibt. Für Medizinprodukte und Hilfsmittel ist das der schwächere Weg. Ein Sprachmodell arbeitet dort am besten, wo Fließtext vorliegt, etwa in Fachinformationen und Packungsbeilagen. Die Merkmale eines Verbandmittels oder eines Stomaartikels liegen dagegen bereits strukturiert vor: als Klassifikationsknoten, als Materialangabe, als Maß. Eine strukturierte Suche über diese Felder ist reproduzierbar, filterbar und exportierbar. Eine Freitextfrage ist es nicht. Die Konsequenz für die Praxis: Nutzen Sie die Klassifikationssuche für die Alternativenfindung und den KI-Chat für die Auswertung von Produkttexten zu einer bereits identifizierten PZN.
Kurz: Die Quellensuche läuft im Rechercheportal, die Wiederholung über einen strukturierten Export, die Lieferbarkeitsprüfung über eine Schnittstelle zum ERP. Drei Wege, die sich nicht ersetzen, sondern ergänzen.
Der praktische Gewinn dieser Reihenfolge ist ein Wegfall von Wartezeit. Eine Bestellung per E-Mail oder PDF verlässt das Haus, ohne dass die Verfügbarkeit bekannt ist. Anfrage, Antwort und Bestellung sind drei Schritte mit zwei Wartezeiten dazwischen. Über die Abfrageschnittstelle wird daraus ein Schritt. Rechtlich bleibt zu beachten: Der Umfang des lizenzierten Datenbezugs bestimmt, wie lange Sie Daten in einem eigenen System vorhalten dürfen. Die Vorhaltedauer ist an den Aktualisierungsrhythmus der Lizenz gekoppelt, nicht frei wählbar. Wie sich der Bestellweg selbst in ein ERP einfügt, ist in MSV3 anbinden: Verfügbarkeit und Bestellung im ERP beschrieben.
pharmazie.com ist die konsolidierte Arzneimitteldatenplattform der DACON Datenbank Consulting GmbH, am Markt seit 1989. Sie vereint 25+ pharmazeutische Fachdatenbanken in einer einzigen Suche, der Eisbergsuche®. Zielgruppe sind ausschließlich Fachkreise im Gesundheitswesen. Der Fokus liegt auf DACH, die Arzneimitteldaten decken 50+ Länder ab. Die Daten werden täglich aktualisiert. Für den hier beschriebenen Use-Case sind vier Bestandteile einschlägig:
Diese Grenze ist die wichtigste Aussage des ganzen Beitrags, weil sie eine verbreitete Erwartung korrigiert. Die Meldepflicht für drohende und bestehende Lieferengpässe folgt aus § 52b Arzneimittelgesetz. Nach Absatz 3f übermitteln pharmazeutische Unternehmer dem Bundesinstitut für Arzneimittel und Medizinprodukte regelmäßig, höchstens jedoch in einem Abstand von acht Wochen, Daten zu Fertigarzneimitteln einer vom Institut geführten Liste. Diese Pflicht gilt für Arzneimittel. Ein gleichwertiges bundesweites Meldeverfahren für Medizinprodukte, Verbandmittel und Praxisverbrauchsartikel besteht nicht.
Die praktische Folge: Für ein kontingentiertes Medizinprodukt gibt es kein amtliches Kennzeichen, an dem Sie den Engpass ablesen könnten. Es gibt keinen roten Punkt, keine Erstmeldung, kein voraussichtliches Enddatum und keine behördlich gepflegte Alternativenliste. Was es gibt, ist das vollständige Anbieter- und Klassifikationsbild des deutschen Marktes und die Lieferbarkeitsabfrage bei Ihren eigenen Lieferanten. Der Engpass bleibt eine Beobachtung aus Ihrem eigenen Einkauf, die Suche nach der Alternative wird durch die Daten getragen.
Drei weitere Grenzen gehören dazu. Erstens deckt der beschriebene Weg den deutschen Markt ab, also alles, was über eine PZN handelbar ist. Zweitens sagt die Klassifikation etwas über die Produktart, nicht über die Eignung im Einzelfall; die fachliche Entscheidung über die Gleichwertigkeit bleibt beim Anwender. Drittens setzt die Lieferbarkeitsabfrage voraus, dass zwischen Ihnen und dem Lieferanten bereits eine Kundenbeziehung mit MSV3-Kennung besteht. Neue Quellen finden Sie über die Anbieterdaten, abfragen können Sie sie erst nach der Kontoeröffnung. Über die Landesgrenze hinaus tragen von den genannten Feldern nur die international vergebenen Nummern, also GTIN und UDI-DI; sie sind der Anschlusspunkt an Kataloge außerhalb Deutschlands.
Bezugsquellen für ein kontingentiertes Medizinprodukt finden Sie über drei Felder-Ebenen: Anbieter und Vertriebsdaten je PZN für die Frage, wer den Artikel führt; Warengruppe und Positionsnummer des Hilfsmittelverzeichnisses für die Frage, welcher andere Artikel dasselbe leistet; die Lieferbarkeitsabfrage bei den eigenen Lieferanten für die Frage, wer heute abgeben kann. Weil für Medizinprodukte kein behördliches Engpass-Meldewesen existiert, ersetzt diese Datenkette das fehlende Signal, statt darauf zu warten.
Weiterführend: PZN und GTIN für Medizinprodukte im B2B-Shop beantwortet die vorgelagerte Frage der Nummernbeschaffung für ein Sortiment. MSV3 anbinden: Verfügbarkeit und Bestellung im ERP beschreibt den Bestellweg. Arzneimittel nicht lieferbar: Auslandsbeschaffung zeigt den entsprechenden Prozess für Arzneimittel, für die andere Regeln gelten. Einen Überblick über die Preisstufen und Module finden Sie auf der Preisseite.
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