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ZusammenfassungMSV3 ist die internetbasierte Schnittstelle, über die Apotheken, Kliniken und Handelsbetriebe in Deutschland die Lieferfähigkeit eines Artikels bei ihren Lieferanten abfragen und ihn im selben Schritt bestellen. Der Standard wird gemeinsam von PHAGRO, dem Deutschen Apothekerverband und dem Verband der Apothekensoftwarehäuser getragen und hat die frühere ISDN-basierte Bestellung abgelöst. Praktisch heißt das: Sie geben im eigenen System eine PZN und eine Menge ein, die Anfrage geht gleichzeitig an alle Lieferanten, für die eine Kennung hinterlegt ist, und Sie sehen sofort, wer liefern kann. Was der Standard nicht überträgt, ist der Preis. Dieser Artikel richtet sich an Verantwortliche in Beschaffung und IT bei Handelsbetrieben, Klinikversorgern und Apotheken mit eigenem Handel, die MSV3 einführen oder besser nutzen wollen.
Der Alltag ohne Schnittstelle sieht so aus: Ein Artikel wird gebraucht, jemand ruft nacheinander die Portale der Lieferanten auf oder greift zum Telefon, notiert, was verfügbar ist, und tippt die Bestellung anschließend im eigenen System nach. Der Vorgang dauert nicht lange, aber er fällt vielfach am Tag an, und jeder Medienbruch ist eine Stelle, an der etwas verloren geht.
Der entscheidende Einwand gegen Lösungen in diesem Feld lautet regelmäßig: Niemand öffnet neben dem Warenwirtschaftssystem dauerhaft ein zweites Fenster. Der Einwand ist berechtigt, und er beschreibt zugleich, warum MSV3 anders funktioniert. Die Schnittstelle ist nicht als Oberfläche gedacht, sondern als Hintergrundverbindung. Im Warenwirtschaftssystem wählen Sie aus einer Liste aus, welche Anbieter als MSV3-Lieferanten gelten sollen. Danach passiert die Abfrage dort, wo Sie ohnehin arbeiten.
Der zweite Grund, warum das mehr ist als Komfort, liegt in der Nachvollziehbarkeit. Was über die Schnittstelle läuft, ist dokumentiert: welche Menge angefragt, welche zugesagt, welche bestellt wurde. Eine telefonische Zusage ist das nicht.
Kurzantwort: Eine eigene Kennung pro Lieferant. Die bekommen Sie nicht bei einem Software-Anbieter, sondern bei dem Lieferanten selbst, über Ihren dortigen Kundenbetreuer. Alles Weitere sind Einstellungen, die Sie einmal vornehmen.
| Was | Woher | Wozu |
|---|---|---|
| MSV3-Kennung und Passwort je Lieferant | vom jeweiligen Lieferanten | Authentifizierung der Abfrage |
| Auswahl der Lieferanten | Liste im eigenen System | legt fest, wer überhaupt angefragt wird |
| Reihenfolge der Lieferanten | eigene Einstellung | bestimmt, wer zuerst angezeigt wird |
| Bestellnummern-Präfix | eigene Einstellung | Zuordnung der Bestellung zum späteren Lieferschein |
| PZN und Menge | eigener Bedarf | Gegenstand der Abfrage |
Die PZN ist dabei der Schlüssel der Abfrage, achtstellig und von der IFA vergeben. Wer ohne angebundenes Warenwirtschaftssystem starten will, kann in der Regel auch schlicht eine PZN-Liste hochladen, wahlweise nur Nummern oder Nummern mit Mengen. Das ist der schnellste Weg, den Nutzen zu testen, bevor eine Systemanbindung gebaut wird.
Kurzantwort: Hinter jedem Lieferanten in der Auswahlliste liegt eine eigene Adresse. Fragen Sie eine PZN mit einer Menge an, geht die Anfrage parallel an alle hinterlegten Adressen, und die Antworten laufen in Ihrer festgelegten Reihenfolge zurück.
Genau daraus ergibt sich der praktische Wert. Sie sehen nicht nur, ob Ihr Hauptlieferant liefern kann, sondern in derselben Ansicht auch, wer sonst noch kann, und in welcher Menge. Bei einem Artikel, der knapp ist, entscheidet das darüber, ob Sie eine Zusage geben können oder nicht.
Ein Detail, das im Betrieb oft untergeht: Die Verfügbarkeitsanzeige ist eine Momentaufnahme. Zwischen Abfrage und Bestellung kann ein anderer Marktteilnehmer denselben Bestand abgerufen haben. Wer eine knappe Position sieht und sie braucht, bestellt sie deshalb sofort aus derselben Maske, statt die Information erst weiterzureichen. Der Ablauf ist genau dafür gebaut.
Kurzantwort: Preise sind nicht Gegenstand der Übertragung. Vollsortimenter geben über MSV3 keine Preise mit, weil der Preis aus der bestehenden Konditionsvereinbarung folgt und nicht aus der einzelnen Anfrage. Wer als anbietende Seite eigene Preise mitliefern will, braucht dafür eine Erweiterung über den Standard hinaus.
Diese Erwartung ist die häufigste Fehlannahme rund um die Schnittstelle, und sie führt zu falschen Projektplänen. Wer davon ausgeht, über MSV3 einen Preisvergleich zwischen Lieferanten bauen zu können, plant eine Funktion ein, die der Standard nicht hergibt. Was Sie stattdessen sehen, sind Ihre eigenen Konditionen im eigenen System und die offiziellen Preisebenen aus dem Artikelstamm als Größenordnung.
Praktisch ist das weniger einschränkend, als es klingt. Für die Frage, ob ein Artikel überhaupt zu bekommen ist, spielt der Preis in dem Moment keine Rolle, und für die Konditionsfrage ist die Abfrage ohnehin der falsche Ort. Wie sich die tatsächlich erzielte Kondition sauber auswerten lässt, behandelt der Beitrag Rabatt aus dem Lieferschein ermitteln.
In Handelsbetrieben, die mit großen Kunden arbeiten, existiert häufig bereits eine EDI-Anbindung, also der internationale Standard für den elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten. Die Frage, die sich dann stellt, lautet: Braucht es beides?
Inhaltlich überschneiden sich die beiden Welten deutlich. Angebote, Bestellungen und Lieferscheine kennen sowohl EDI als auch MSV3, und die entsprechenden Felder lassen sich einander zuordnen. Zwischen den beiden Formaten ist damit eine Übersetzung möglich, was in der Praxis bedeutet: Ein Betrieb, der seine EDI-Strecke ohnehin aufbaut, muss für die MSV3-Welt nicht dieselbe Arbeit ein zweites Mal machen.
Der Unterschied liegt weniger im Format als in der Reichweite. EDI ist im großen Handel etabliert, MSV3 ist der Standard, den Apotheken und Kliniken in ihrer Warenwirtschaft ohnehin bedienen. Wer diese Gruppe erreichen will, kommt an MSV3 nicht vorbei, unabhängig davon, wie gut die EDI-Strecke läuft.
pharmazie.com ist die konsolidierte pharmazeutische Datenplattform der DACON Datenbank Consulting GmbH, die 25+ Fachdatenbanken in einer einzigen Suche bündelt, ausschließlich für Fachkreise im Gesundheitswesen. Diese Suche heißt Eisbergsuche®, und für die Beschaffung heißt das konkret: Aus derselben Recherche heraus sehen Sie Artikeldaten, Engpasslage und Lieferbarkeit, statt drei Systeme nacheinander zu bedienen.
Der beschriebene Weg beschreibt die Einkaufsseite, also die Rolle desjenigen, der abfragt und bestellt. Drei Dinge gehören zur Einordnung.
Erstens die Verkäuferseite. Wer selbst über MSV3 anbieten will, damit andere bei ihm bestellen können, braucht die Server-Rolle. Die ist ein eigenes Vorhaben mit eigenen Voraussetzungen und befindet sich bei pharmazie.com derzeit in der Pilotphase. Sie ist in diesem Artikel nicht gemeint.
Zweitens die Kennungen. Ohne Kennung beim jeweiligen Lieferanten gibt es keine Abfrage. Das ist ein organisatorischer Schritt, kein technischer, und er dauert je nach Lieferant unterschiedlich lange. Er gehört an den Anfang des Projekts, nicht an das Ende.
Drittens die Anbindung ans eigene System. Ob eine Bestellung automatisch in Ihrem Warenwirtschafts- oder ERP-System landet, hängt an dessen Schnittstelle. Ohne Anbindung funktioniert die Abfrage trotzdem, die Bestellung muss dann aber übernommen werden.
MSV3 bringt die Verfügbarkeitsabfrage dorthin, wo ohnehin gearbeitet wird: eine Eingabe im eigenen System, eine parallele Anfrage an alle hinterlegten Lieferanten, Bestellung im selben Schritt. Klären Sie zuerst die Kennungen bei Ihren Lieferanten, legen Sie Reihenfolge und Bestellnummern-Präfix fest, und erwarten Sie keine Preise über die Schnittstelle. Wenn Sie den Einstieg für Ihren Betrieb durchsprechen möchten, buchen Sie eine Demo.
