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ZusammenfassungMSV3 hat zwei Seiten, und fast alles Geschriebene behandelt nur eine davon. Die Einkäuferseite ist gut dokumentiert: Eine Apotheke fragt die Lieferbarkeit ab und bestellt digital. Die Verkäuferseite ist die Gegenstelle, also der Dienst, der diese Anfragen entgegennimmt und beantwortet. Wer als Hersteller, Importeur oder Händler direkt an Apotheken liefert und keine solche Gegenstelle betreibt, ist über den Weg, auf dem in Deutschland täglich bestellt wird, nicht erreichbar.
Dieser Beitrag beschreibt die Verkäuferseite: was sie beantworten muss, welche Angaben sie braucht, welche Entscheidungen vor der Anbindung fallen und wo die Grenzen liegen. Was MSV3 grundsätzlich ist und wie die Einkäuferseite funktioniert, steht im Beitrag MSV3-Schnittstelle: Funktionen und Antwortcodes.
MSV3 beschreibt einen Austausch zwischen zwei Systemen. Wer welche Rolle einnimmt, entscheidet, was zu tun ist.
| Einkäuferseite (Client) | Verkäuferseite (Server) | |
|---|---|---|
| Wer | Apotheke, Krankenhausapotheke, klinikversorgender Betrieb | Großhandel, Hersteller, Importeur, regionaler Händler |
| Fragt oder antwortet | fragt: ist lieferbar, zu welchen Konditionen | antwortet: verfügbar, Menge, Termin |
| Löst welches Problem | mehrere Lieferanten in einer Abfrage statt einzeln | erreichbar sein für Bestellungen, die ohnehin laufen |
| Was fehlt ohne | manuelles Prüfen je Lieferantenportal | Bestellungen kommen per Fax, Mail, Telefon |
Die Rollen sind nicht austauschbar. Ein Haus, das selbst bestellt und beliefert, braucht beide Seiten, und das ist häufiger als es klingt: Ein Importeur kauft im Ausland ein und verkauft an Apotheken, ein klinikversorgender Betrieb bezieht vom Großhandel und beliefert Häuser.
Nicht jedes Haus, das Arzneimittel abgibt, braucht eine eigene Gegenstelle. Der Bedarf hängt daran, wer bestellt und wie.
Pharmazeutische Hersteller mit Direktbelieferung. Wer Apotheken direkt beliefert, am Großhandel vorbei, steht vor der Frage, wie diese Bestellungen hereinkommen. Große Häuser haben die Gegenstelle meist schon, oft betrieben von einem Dienstleister. Im Mittelstand ist sie häufig die Lücke, und die Bestellungen kommen entsprechend per Fax und Mail.
Importeure und regionale Händler. Sie stehen typischerweise auf beiden Seiten: Sie kaufen ein und sie verkaufen. Für sie ist die Verkäuferseite oft der Grund, warum eine Apotheke sie überhaupt als Lieferanten hinterlegt, weil der Aufwand der manuellen Bestellung sonst gegen sie spricht.
Klinikversorgende Betriebe. Hier ist die Bestellfrequenz hoch und die Artikelzahl groß. Manuelle Wege skalieren nicht.
Wer sie nicht braucht: Häuser, die ausschließlich über den vollversorgenden Großhandel absetzen und keine Direktkunden haben. Dort läuft die Bestellung beim Großhändler auf, nicht bei Ihnen.
Eine Bestellanfrage über MSV3 ist kein Formular, sondern ein strukturierter Aufruf, auf den eine strukturierte Antwort erwartet wird. Die Antwort muss vier Dinge klären.
Erstens: Kennen Sie den Artikel? Die Anfrage kommt mit der Pharmazentralnummer. Ihr System muss sie gegen den eigenen Bestand auflösen können. Das klingt trivial, ist es aber nicht, wenn die eigene Artikelnummer nicht die PZN ist, was bei Herstellern die Regel ist.
Zweitens: Ist er verfügbar, und wie viel? Nicht nur ja oder nein. Eine Teilmenge ist eine gültige Antwort, und sie ist oft die ehrlichste.
Drittens: Wann? Ein Liefertermin oder eine Aussage zur Nachlieferung. Eine Antwort ohne Termin verlagert die Nachfrage nur ans Telefon.
Viertens: Zu welchen Konditionen? Hier liegt ein verbreitetes Missverständnis, auf das der nächste Abschnitt eingeht.
Es hält sich hartnäckig, MSV3 übertrage keine Preise. Richtig ist: MSV3 überträgt die zwischen den Parteien vereinbarten Konditionen, also das, was dieser Kunde bei Ihnen bezahlt. Was MSV3 nicht überträgt, ist ein Marktpreis oder ein Vergleich zu anderen Anbietern.
Für die Verkäuferseite heißt das: Ihre Konditionspflege ist Teil der Schnittstelle. Wenn Kundengruppen, Staffeln und Aktionen im eigenen System sauber abgebildet sind, liefert die Schnittstelle sie mit. Sind sie es nicht, liefert sie den Listenpreis, und der Kunde ruft trotzdem an.
Wer Marktpreise oder Preisvergleiche über Anbieter hinweg braucht, arbeitet mit Preisdaten, nicht mit einer Bestellschnittstelle. Das sind zwei getrennte Dinge, siehe Arzneimittelpreise berechnen.
Bevor eine Anbindung technisch beginnt, lohnt der Blick auf die Datenlage. Sechs Angaben müssen je Artikel verlässlich vorliegen.
| Angabe | Wofür die Gegenstelle sie braucht | Typische Lücke |
|---|---|---|
| Pharmazentralnummer | Auflösung der Anfrage auf Ihren Artikel | eigene Artikelnummer ist führend, PZN fehlt oder ist veraltet |
| Verfügbare Menge | Antwort auf die Kernfrage | Bestand ist bekannt, aber nicht in Echtzeit abrufbar |
| Liefertermin oder Nachliefertermin | Planbarkeit beim Besteller | nur im Kopf der Disposition |
| Kundenkonditionen | Antwort mit dem richtigen Preis | Staffeln und Aktionen außerhalb des Systems gepflegt |
| Mindestbestellmenge und Verpackungseinheit | Vermeidung ungültiger Bestellungen | als Freitext hinterlegt statt als Feld |
| Vertriebsstatus je Artikel | keine Bestellung auf ausgelistete Ware | Auslistung wird nur im Vertrieb kommuniziert |
Die häufigste Blockade ist die erste Zeile. Wer intern mit eigenen Materialnummern arbeitet, braucht eine belastbare Zuordnung zur Pharmazentralnummer, und die muss gepflegt werden, weil Artikel wechseln. Wie sich ein solcher Abgleich aufsetzen lässt, beschreibt der Beitrag PZN, Materialnummer und FAM-Nummer verknüpfen.
Selbst betreiben oder betreiben lassen? Ein eigener Dienst bedeutet eine dauerhaft erreichbare Schnittstelle mit Verfügbarkeitsanspruch, Zertifikatspflege und Ansprechpartner im Störungsfall. Das rechnet sich, wenn ohnehin IT-Betrieb vorhanden ist. Für ein Haus ohne eigenen Betrieb ist der Betrieb durch einen Dienstleister der übliche Weg, bei dem die Gegenstelle bereitgestellt und an Ihr System angebunden wird.
Welche Kunden dürfen anfragen? Nicht jede Apotheke soll jede Kondition sehen. Die Zuordnung von Zugangsdaten zu Kundengruppen ist eine kaufmännische Entscheidung, keine technische, und sie gehört vor die Anbindung.
Welches Sortiment? Häuser mit breitem Sortiment starten oft mit einem Teilsortiment, typischerweise den Artikeln mit der höchsten Anfragefrequenz. Das reduziert die Datenpflege im ersten Schritt und liefert trotzdem den Effekt.
Eine Bestellschnittstelle ist kein Projekt mit Enddatum, sondern ein Dienst mit Laufzeit. Drei Dinge kommen dauerhaft dazu.
Erreichbarkeit. Die Gegenstelle wird zu Zeiten angefragt, zu denen niemand im Haus ist. Apotheken disponieren früh und spät. Eine Wartung mitten am Vormittag ist teurer, als sie aussieht, weil in dieser Zeit die Anfragen kommen.
Beobachtung der Antworten. Es genügt nicht zu wissen, dass der Dienst läuft. Interessant ist, was er antwortet. Ein plötzlicher Anstieg von Fehlmengen-Antworten ist ein Hinweis auf ein Bestandsproblem, ein Anstieg von „Artikel unbekannt" auf eine Lücke in der PZN-Zuordnung. Beides fällt ohne Auswertung erst auf, wenn Kunden anrufen.
Pflege bei Sortimentsänderungen. Jede Neuaufnahme und jede Auslistung muss ankommen. Ein ausgelisteter Artikel, der weiter als verfügbar gemeldet wird, erzeugt Bestellungen, die storniert werden müssen, und das kostet mehr Vertrauen als eine ehrliche Fehlmeldung.
Vier Muster wiederholen sich.
Der Bestand ist nicht in Echtzeit abrufbar. Viele Systeme kennen den Bestand, geben ihn aber nur in einem nächtlichen Lauf heraus. Eine Verfügbarkeitsauskunft auf Basis von gestern ist schlechter als keine, weil sie Zusagen erzeugt, die nicht halten.
Die Konditionen liegen außerhalb. Staffeln in einer Tabellenkalkulation, Aktionen in Mails, Sonderpreise im Kopf des Außendienstes. Die Schnittstelle kann nur liefern, was das System kennt.
Niemand ist zuständig, wenn es klemmt. Eine Bestellschnittstelle ist ein Betriebsthema. Wenn die Gegenstelle nachts nicht antwortet, bestellt der Kunde am nächsten Morgen woanders. Der Verantwortliche sollte vor dem Start benannt sein.
Der Zertifikatsablauf. Zugänge laufen aus, und sie tun es leise. Ein Kalendereintrag vor dem Ablauf kostet nichts und verhindert den Ausfall, der sonst erst auffällt, wenn Bestellungen ausbleiben.
Die Frage lautet meist „was kostet eine MSV3-Anbindung". Sinnvoller ist die Frage, welche Kosten heute anfallen, weil es sie nicht gibt.
Eine manuell angenommene Bestellung durchläuft Erfassung, Rückfrage bei Unklarheit, Bestätigung und Korrektur bei Fehlern. Diese Zeit fällt je Bestellung an, jeden Tag. Dazu kommt, was nicht sichtbar wird: Bestellungen, die gar nicht erst bei Ihnen landen, weil der Einkäufer den Lieferanten wählt, der in seiner Bestellmaske steht.
Auf der Kostenseite einer Anbindung stehen drei Posten, die je nach Weg unterschiedlich verteilt sind: die Bereitstellung der Gegenstelle, die Anbindung an das eigene System und der laufende Betrieb. Wer betreiben lässt, verschiebt den dritten Posten zum Dienstleister und behält den zweiten.
Belastbar wird die Rechnung erst, wenn beide Seiten auf dem Tisch liegen. Eine Schätzung der heutigen manuellen Bearbeitungszeit je Bestellung, multipliziert mit der Bestellzahl, ist dafür der schnellste Einstieg.
MSV3 ist nicht der einzige Weg, auf dem Bestellungen hereinkommen, und es ersetzt die übrigen nicht vollständig. Die Einordnung hilft bei der Entscheidung, wie viel Aufwand gerechtfertigt ist.
| Weg | Wer ihn nutzt | Was er leistet | Was er nicht leistet |
|---|---|---|---|
| MSV3 | Apotheken, klinikversorgende Betriebe | Verfügbarkeitsabfrage und Bestellung aus der Warenwirtschaft heraus, ohne Medienbruch | gilt für Deutschland, nicht grenzüberschreitend |
| Lieferantenportal | Einkäufer, die wenige Lieferanten haben | volle Kontrolle über Darstellung und Sortiment | je Lieferant ein eigener Zugang, kein Vergleich in einer Abfrage |
| EDI | Industrie und Handel untereinander | etabliert für grenzüberschreitende und volumenstarke Beziehungen | für die einzelne Apotheke zu aufwendig |
| Fax, Mail, Telefon | alle, wo nichts anderes eingerichtet ist | funktioniert immer | manuelle Erfassung, Übertragungsfehler, keine Verfügbarkeitsauskunft vorab |
In der Praxis laufen mehrere Wege parallel. Die Frage ist nicht, ob die anderen abgeschafft werden, sondern welcher Anteil der Bestellungen sich auf den strukturierten Weg verlagern lässt. Bei Häusern mit vielen kleinen Bestellungen von vielen Apotheken ist dieser Anteil hoch, bei wenigen Großkunden mit festen Rahmenverträgen eher gering.
Erreichbarkeit ist nicht Nachfrage. Eine Gegenstelle macht Sie bestellbar für die, die Sie ohnehin kennen und im System hinterlegt haben. Sie erzeugt keine neuen Kunden. Wer Sichtbarkeit bei Einkäufern sucht, die Sie noch nicht kennen, braucht zusätzlich einen Weg, auf dem diese Einkäufer Sie überhaupt finden.
MSV3 ist deutschlandspezifisch. Es ist kein internationaler Standard. Wer grenzüberschreitend liefert, braucht für andere Märkte andere Wege, üblicherweise EDI-Verfahren.
Die Schnittstelle ersetzt keine Stammdatenpflege. Sie legt offen, wie gut die Daten sind. Häuser, die vor der Anbindung ihre PZN-Zuordnung und ihren Vertriebsstatus aufräumen, sind schneller fertig als solche, die es danach tun.
Die Verkäuferseite von MSV3 beantwortet vier Fragen: Kenne ich den Artikel, ist er verfügbar, wann, zu welchen Konditionen. Voraussetzung sind sechs verlässliche Angaben je Artikel, allen voran eine gepflegte Zuordnung zur Pharmazentralnummer. Die Entscheidungen über Betrieb, Kundenkreis und Sortiment fallen vor der Technik, nicht danach.
Weiterführend: die Funktionsweise und die Antwortcodes von MSV3 und der MSV3-Client für die Einkaufsseite. Wenn Sie prüfen wollen, was Ihr Bestand für eine Gegenstelle hergibt, buchen Sie eine Demo.
Dieser Inhalt richtet sich an Fachkreise und stellt keine medizinische Beratung dar. Zuletzt geprüft: September 2026.
