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ZusammenfassungEin securPharm-Alarm bedeutet nicht automatisch, dass eine Fälschung vorliegt, und eine Fehlermeldung ist nicht automatisch ein Alarm. Die richtige Reaktion hängt davon ab, welches der drei Symptome vorliegt: eine Alarmmeldung an der Packung, eine Meldung über die Nichterreichbarkeit des Systems, oder ein Zertifikats- und Zugangsproblem. Die erste Handlung ist in allen drei Fällen dieselbe und trotzdem entscheidend: einordnen, bevor gehandelt wird. Eine Packung mit Alarm darf zunächst nicht abgegeben werden und muss separiert werden. Alles Weitere ist Fehleranalyse.
Dieser Beitrag richtet sich an abgebende und ausbuchende Stellen, insbesondere an Krankenhausapotheken und klinikversorgende Betriebe, bei denen im Wareneingang große Mengen gescannt werden und ein einzelner Alarm eine ganze Lieferung aufhält.
securPharm ist der deutsche Teil des europäischen Verifikationssystems gegen Arzneimittelfälschungen. Es arbeitet nach dem End-to-End-Prinzip: Auf der einen Seite stehen die pharmazeutischen Unternehmen, die den individuellen Code je Packung einstellen, auf der anderen die abgebenden Stellen, die ihn prüfen und die Packung ausbuchen.
Geprüft wird die Identität der Einzelpackung, also ob dieser Code bekannt und noch nicht ausgebucht ist. Nicht geprüft werden Inhalt, Qualität, Haltbarkeit oder Verkehrsfähigkeit. Ein erfolgreicher Scan ist eine Aussage über den Code, nicht über das Arzneimittel.
Die folgende Zuordnung trennt, was im Alltag oft vermischt wird. Sie ersetzt keine Einzelfallprüfung, sie sortiert nur die Richtung.
| Symptom | Was es zunächst bedeutet | Erste Handlung | Wer weiterhilft |
|---|---|---|---|
| Alarmmeldung an einer einzelnen Packung | Fälschungsverdacht oder Fehlalarm, das ist zu diesem Zeitpunkt offen | Packung nicht abgeben, separieren, dann Fehleranalyse | eigene Fehleranalyse, danach die zuständige Stelle |
| Alarme gehäuft, bei mehreren Packungen verschiedener Hersteller | spricht für einen technischen Auslöser, nicht für Fälschungen | Scanner-Konfiguration prüfen, Scannertest nutzen | NGDA-Scannertest |
| Meldung, dass der Server nicht erreichbar ist | Erreichbarkeitsproblem, kein Alarm | Statusseite prüfen, ob eine Störung vorliegt | securPharm-Statusseite |
| Zeitüberschreitung beim Verbindungsaufbau | Erreichbarkeitsproblem auf dem Übertragungsweg | Statusseite prüfen, Verbindung erneut versuchen | securPharm-Statusseite, danach Helpdesk |
| Zugang wird abgewiesen, obwohl vorher alles lief | häufig ein Zertifikats- oder Zugangsproblem | Gültigkeit des N-ID-Zertifikats prüfen | NGDA-Helpdesk |
Die Bundesvereinigung Deutscher Apothekerverbände formuliert die erste Regel eindeutig: „Eine Packung, die Alarm auslöst, darf von der Apotheke zunächst nicht abgegeben werden. Sie muss separiert werden." Danach folgt die Fehleranalyse mit der Frage, ob tatsächlich eine Fälschung vorliegt oder ein Fehlalarm.
Diese Reihenfolge ist wichtig, weil beide Kurzschlüsse teuer sind. Wer jeden Alarm sofort als Fälschung behandelt, blockiert Ware und löst Meldeketten aus, die sich als technisches Problem herausstellen. Wer jeden Alarm als technischen Fehler abtut, unterläuft den Zweck des Systems.
Als Ursachen für Fehlalarme werden ausdrücklich genannt: eine falsche Scanner-Einstellung, die Tastatureinstellung und eine Doppelausbuchung, also der Versuch, eine bereits ausgebuchte Packung erneut auszubuchen. Die falsche Scanner-Einstellung gilt dabei als häufige Ursache. Für die Prüfung steht ein Scannertest bereit, mit dem sich die Konfiguration kontrollieren lässt.
Meldungen wie „Securpharm-Server ist nicht erreichbar. Bitte versuchen Sie es später erneut" oder eine Zeitüberschreitung beim Verbindungsaufbau sagen nichts über die Packung aus. Sie sagen etwas über die Verbindung. In der Vergangenheit sind sowohl der Apothekenserver als auch die Herstellerdatenbank zeitweise nicht erreichbar gewesen, entsprechende Ausfälle sind in der Fachpresse dokumentiert.
Der praktische Ablauf besteht aus drei Schritten. Erstens: auf der Statusseite prüfen, ob die Systeme erreichbar sind oder eine Störung vorliegt. Zweitens: unterscheiden, ob nur der eigene Zugang betroffen ist oder das System insgesamt, denn das führt zu unterschiedlichen Ansprechpartnern. Drittens: den Vorgang so dokumentieren, dass er später nachvollziehbar ist, weil eine Störung den Prüfvorgang verschiebt, aber nicht aufhebt.
Unter den genannten Fehlalarmursachen ist die Doppelausbuchung die, die sich am ehesten organisatorisch abstellen lässt. Sie entsteht, wenn eine bereits ausgebuchte Packung ein zweites Mal ausgebucht werden soll. Das System kann an dieser Stelle nicht unterscheiden, ob jemand versehentlich zweimal gescannt hat oder ob eine Packung im Umlauf ist, die es so kein zweites Mal geben dürfte. Also meldet es einen Alarm.
Drei Konstellationen begünstigen das im Wareneingang größerer Betriebe:
Der praktische Schluss: Bevor Scanner-Hardware getauscht oder ein Ticket eröffnet wird, lohnt die Frage, an wie vielen Punkten im eigenen Prozess dieselbe Packung überhaupt gescannt wird. In vielen Fällen ist die Antwort größer als eins, und damit ist die Ursache gefunden.
Der Zugang zum System hängt an einem Zertifikat, das regelmäßig erneuert werden muss. Das N-ID-Zertifikat ist alle 24 Monate zu erneuern. Der Ablauf kündigt sich im Alltag nicht an: Der Zugang funktioniert bis zum Stichtag und danach nicht mehr, und das Symptom sieht auf den ersten Blick aus wie eine Störung.
Zwei Konsequenzen für die Organisation. Erstens gehört das Ablaufdatum in denselben Kalender wie andere wiederkehrende Fristen, nicht in ein Postfach. Zweitens sollte der Zuständige benannt sein, denn ein abgelaufenes Zertifikat trifft nicht die IT, sondern die Person am Scanner.
In der Offizin trifft ein Alarm eine einzelne Packung im Handverkauf. Im Wareneingang einer Krankenhausapotheke oder eines klinikversorgenden Betriebs trifft er eine Lieferung, die weiterverteilt werden soll, und hält damit einen Prozess auf, an dem Stationen hängen.
Drei Punkte, die sich daraus ergeben:
pharmazie.com ist die konsolidierte Arzneimitteldatenplattform der DACON Datenbank Consulting GmbH, am Markt seit 1989. Sie vereint 25+ pharmazeutische Fachdatenbanken in einer einzigen Suche, der Eisbergsuche®. Zielgruppe sind ausschließlich Fachkreise im Gesundheitswesen. Der Fokus liegt auf DACH, die Arzneimitteldaten decken 50+ Länder ab. Die Daten werden täglich aktualisiert. Für den hier beschriebenen Fall ist der Beitrag bewusst schmal: Die Plattform ersetzt kein Verifikationssystem. Sie hilft an genau zwei Stellen, nämlich bei der eindeutigen Identifikation der separierten Packung über den Artikelstamm und bei der Einordnung, ob zeitgleich ein Engpass oder eine Rückrufsituation vorliegt.
Drei Klarstellungen. Erstens ersetzt dieser Beitrag keine betriebsinterne Verfahrensanweisung; die Meldewege im Fälschungsverdachtsfall regelt Ihre eigene Qualitätsdokumentation. Zweitens beschreibt er die Symptomebene, nicht die Rechtsfolgen eines bestätigten Fälschungsverdachts. Drittens ändern sich technische Details und Zuständigkeiten; prüfen Sie im konkreten Fall die aktuellen Hinweise der zuständigen Stellen, statt sich auf eine ältere Anleitung zu verlassen.
Die meiste Zeit geht nicht bei der Behebung verloren, sondern bei der Einordnung. Ein Alarm an einer einzelnen Packung, gehäufte Alarme über mehrere Hersteller hinweg, eine Servermeldung und ein abgewiesener Zugang sehen am Bildschirm ähnlich aus und bedeuten vier verschiedene Dinge. Wer sie trennt, hat den größten Teil der Arbeit erledigt: separieren und analysieren beim Alarm, Scannertest bei Häufung, Statusseite bei Erreichbarkeit, Zertifikatsprüfung beim Zugang.
Was securPharm als Begriff genau umfasst und wie es sich zur europäischen Fälschungsschutzrichtlinie verhält, steht im Glossareintrag zu securPharm und FMD. Wenn Sie prüfen möchten, wie sich Artikelstamm, Engpass- und Rückrufkontext in Ihrem Wareneingang zusammenführen lassen, vereinbaren Sie einen 30-minütigen Demotermin oder nehmen Sie Kontakt auf.
