Drei Generationen der Apothekenbestellung existieren heute parallel: Telefon und Fax, die modembasierte MSV2-Übertragung und das internetbasierte MSV3-Verfahren. Während manche Apotheken längst per Echtzeit-Webservice bestellen, greifen andere noch zum Telefonhörer oder warten auf den nächsten DFÜ-Übertragungszeitpunkt. Dieser Artikel vergleicht alle drei Bestellwege systematisch — mit einer Vergleichstabelle über 14 Kriterien, einer Kosten-Nutzen-Analyse und einer konkreten Migrations-Checkliste für den Umstieg auf MSV3.

Das Ziel: Ihnen eine fundierte Entscheidungsgrundlage zu liefern, wenn Sie Ihre Bestellprozesse modernisieren möchten — ohne Zeitdruck, aber mit klarem Blick auf die Fakten.

Drei Generationen der Apothekenbestellung: Telefon/Fax, MSV2, MSV3

Der Bestellweg zwischen Apotheke und pharmazeutischem Großhandel hat sich in den letzten Jahrzehnten grundlegend verändert. Um die heutige Situation zu verstehen, lohnt ein Blick auf die drei Generationen.

Generation 1: Telefon und Fax

Bis in die 1990er-Jahre war das Telefon der primäre Bestellkanal. Die Apotheke rief beim Großhändler an, diktierte Pharmazentralnummern und Mengen, und ein Mitarbeiter auf der Gegenseite tippte die Bestellung ein. Das Faxgerät brachte einen kleinen Fortschritt: Bestelllisten konnten schriftlich übermittelt werden, was Übertragungsfehler bei der mündlichen Durchgabe reduzierte. Beide Verfahren haben gemeinsam, dass sie vollständig manuell sind — keine automatische Rückmeldung über Lieferbarkeit, keine Integration in die Warenwirtschaft, keine Dokumentation ohne zusätzlichen Aufwand.

Bemerkenswert ist, dass Telefon und Fax bis heute nicht verschwunden sind. Bei Sonderbeschaffungen, in Notdiensten oder wenn die IT ausfällt, greifen Apotheken nach wie vor auf diese Wege zurück. Sie funktionieren — aber sie skalieren nicht.

Generation 2: MSV2 über ISDN/Modem

Mit der Einführung von MSV2 (Medium Speed Version 2) in den 1990er-Jahren wurde die Apothekenbestellung erstmals elektronisch standardisiert. Die Warenwirtschaft der Apotheke übermittelte Bestelldaten per Modem über die ISDN-Telefonleitung an den Großhändler. Das war ein echter Fortschritt: Keine manuelle Dateneingabe mehr auf beiden Seiten, weniger Übertragungsfehler, und die Bestellung ließ sich direkt aus dem Warenwirtschaftssystem heraus auslösen.

Allerdings funktionierte MSV2 nach dem Batch-Prinzip: Die Apotheke sammelte alle Bestellpositionen und übermittelte sie zu einem festgelegten Zeitpunkt — dem sogenannten Bestellschluss. Eine Rückmeldung über die tatsächliche Lieferbarkeit gab es erst mit dem Lieferschein. Wer nach dem Bestellschluss noch ein dringend benötigtes Präparat brauchte, musste auf die nächste Tour warten oder doch wieder zum Telefon greifen.

Generation 3: MSV3 über Internet

MSV3 (Medium Speed Version 3) wurde ab Oktober 2013 eingeführt und bis Ende 2015 als neuer Standard etabliert. Der entscheidende Unterschied: MSV3 nutzt internetbasierte Webservices (XML über HTTPS) statt Modem und ISDN. Das ermöglicht Echtzeitkommunikation — Verfügbarkeitsabfragen, Bestellungen und Statusrückmeldungen erfolgen innerhalb von Sekunden. Definiert und weiterentwickelt wird der Standard gemeinsam von ADAS (Bundesverband Deutscher Apotheken-Softwarehäuser), PHAGRO (Bundesverband des pharmazeutischen Großhandels) und dem DAV (Deutscher Apothekerverband).

Laut Deutscher Apotheker Zeitung nutzten bereits 2016 rund zwei Drittel aller deutschen Apotheken MSV3. Heute ist der Anteil deutlich höher — doch nicht alle Apotheken schöpfen die Möglichkeiten des Standards voll aus.

Die ISDN-Abschaltung: Warum MSV2 keine Zukunft hat

Selbst wenn einzelne Apotheken MSV2 noch nutzen möchten — die technische Grundlage ist weggefallen. Die Deutsche Telekom hat ihr ISDN-Netz für Privatkunden Ende 2019 und für Geschäftskunden Ende 2020 abgeschaltet. Andere Anbieter wie Vodafone folgten bis Ende 2022. Seitdem gibt es in Deutschland keine leitungsbasierten ISDN-Anschlüsse mehr.

Für Apotheken, die noch auf MSV2 setzen, bedeutet das konkret:

• Kein ISDN-Anschluss mehr verfügbar: Neue Anschlüsse werden von keinem Provider mehr geschaltet. Bestehende Anschlüsse wurden auf IP-basierte Anschlüsse (All-IP) umgestellt.
• Modem-Hardware wird nicht mehr produziert: Ersatzteile für ISDN-Modems sind nur noch auf dem Gebrauchtmarkt verfügbar. Bei einem Hardware-Defekt droht ein ungeplanter Ausfall des gesamten Bestellprozesses.
• Kein Support durch Softwarehäuser: Die Apotheken-Softwarehäuser (ADAS-Mitglieder) haben die Weiterentwicklung der MSV2-Schnittstelle eingestellt. Sicherheitsupdates und Fehlerbehebungen erfolgen ausschließlich für MSV3.
• Großhändler stellen MSV2-Empfang ein: Auch auf Seiten der Großhändler wird die MSV2-Infrastruktur schrittweise abgebaut. Ohne Empfänger auf der Gegenseite funktioniert auch ein noch vorhandener MSV2-Sender nicht mehr.

Die Apotheke Adhoc brachte es bereits treffend auf den Punkt: „Die Luft für Internetverweigerer wird dünner.“ Wer heute noch nicht auf MSV3 umgestellt hat, sollte dies zeitnah nachholen — nicht aus Prinzip, sondern weil die Alternative schlicht nicht mehr funktioniert.

Die große Vergleichstabelle: Telefon/Fax vs. MSV2 vs. MSV3

Die folgende Tabelle stellt die drei Bestellwege anhand von 14 praxisrelevanten Kriterien gegenüber. Sie zeigt, wo jeder Kanal seine Stärken hat — und wo die Grenzen liegen.

Die Tabelle verdeutlicht: MSV3 ist in nahezu allen Kriterien überlegen. Telefon und Fax haben ihre Berechtigung als Rückfallebene — etwa im Notdienst oder bei IT-Ausfällen. MSV2 hingegen hat keine technische Grundlage mehr und wird von keinem Beteiligten weiterentwickelt.

Was MSV3 technisch besser macht

Hinter dem Wechsel von MSV2 zu MSV3 steckt mehr als ein Austausch der Leitung. Die technische Architektur hat sich grundlegend verändert — mit direkten Auswirkungen auf den Apothekenalltag.

Echtzeit statt Batch

MSV2 arbeitete nach dem Batch-Prinzip: Alle Bestellpositionen wurden gesammelt und zu einem festen Zeitpunkt als Block übertragen. Wenn Sie um 15:00 Uhr feststellten, dass ein Präparat fehlt, der Bestellschluss aber um 14:30 Uhr war, mussten Sie bis zur nächsten Tour warten — oder telefonieren.

MSV3 arbeitet inkrementell und in Echtzeit. Sie können innerhalb eines Bestellfensters, das mehrere Stunden umfasst, beliebig oft Positionen hinzufügen. Die Pharmazeutische Zeitung beschrieb den Vorteil so: Mit MSV3 können Apotheker zwischendurch, wenn Zeit ist, einen Teil der Bestellung überprüfen und abschicken. Am Ende erhalten Sie trotzdem die gesamte Lieferung auf einem Lieferschein.

HTTPS statt ISDN: Sichere Verschlüsselung

MSV2 übertrug Daten über unverschlüsselte ISDN-Verbindungen. MSV3 nutzt HTTPS — denselben Verschlüsselungsstandard, den auch Online-Banking und E-Commerce verwenden. Bestell- und Preisdaten sind während der Übertragung vor Mitlesen und Manipulation geschützt.

Standardisierte Datenformate: XML und JSON

MSV3 verwendet XML-basierte Webservices nach der ADAS-Spezifikation. Die strukturierten Datenformate ermöglichen eine saubere Integration in verschiedene Systeme — von der Warenwirtschaft über ERP-Systeme bis hin zu spezialisierten Datenplattformen. Über ergänzende APIs lassen sich MSV3-Funktionen auch per JSON ansprechen, was die Integration in moderne Webanwendungen und Microservice-Architekturen erleichtert.

Verfügbarkeitsabfrage vor der Bestellung

Die wichtigste Neuerung für den Apothekenalltag: Mit MSV3 können Sie vor der Bestellung beim Großhändler prüfen, ob ein Präparat in der gewünschten Menge lieferbar ist. Wenn ein Patient am HV-Tisch steht, können Sie ihm sofort zusagen, ob sein Medikament zur nächsten Tour verfügbar ist — ohne beim Großhandel anrufen zu müssen. Bei Lieferengpässen ist diese Funktion besonders wertvoll.

Die verbleibenden Lücken: Was auch MSV3 allein nicht kann

MSV3 ist ein Bestellprotokoll — nicht mehr und nicht weniger. Es standardisiert die Kommunikation zwischen Apotheke und Großhändler hervorragend. Aber es löst nicht alle Herausforderungen im Beschaffungsprozess.

Nur ein Großhändler pro Abfrage

Die MSV3-Spezifikation definiert die Kommunikation zwischen einer Apotheke und einem Großhändler. Wenn Sie bei drei Lieferanten die Verfügbarkeit prüfen möchten, benötigen Sie drei separate Abfragen — oder eine übergeordnete Plattform, die diese Abfragen bündelt.

Keine Alternativvorschläge bei Engpässen

Wenn ein Präparat beim angefragten Großhändler nicht lieferbar ist, meldet MSV3 „nicht verfügbar“. Es schlägt keine Alternative mit gleichem Wirkstoff, anderer Dosierung oder einem anderen Hersteller vor. Diese pharmazeutische Intelligenz liegt außerhalb des Protokollstandards.

Keine Engpass-Daten

MSV3 kennt keinen Unterschied zwischen „vorübergehend vergriffen“ und „vom Markt genommen“. Es zeigt den Bestand beim Großhändler — aber nicht, ob ein Präparat laut BfArM einen offiziellen Lieferengpass hat, ob ein Rückruf vorliegt oder wie die Versorgungslage in den kommenden Wochen aussehen wird.

Keine pharmazeutischen Zusatzdaten

Interaktionsprüfungen, ABDA-Daten, Fachinformationen, Preisvergleiche nach Aut-idem-Regelung — all das liegt außerhalb des MSV3-Standards. Für den vollständigen Beschaffungsprozess benötigen Sie neben dem Bestellkanal auch Zugang zu pharmazeutischen Datenbanken.

Keine Preisoptimierung über Lieferanten hinweg

MSV3 übermittelt den Preis des angefragten Großhändlers. Ein automatischer Vergleich der Konditionen verschiedener Lieferanten für dieselbe PZN ist im Standard nicht vorgesehen.

Diese Lücken sind kein Defizit des MSV3-Standards — sie liegen schlicht außerhalb seines Aufgabenbereichs. Aber sie erklären, warum Apotheken zusätzlich zu ihrer WAWI-MSV3-Anbindung ergänzende Lösungen suchen.

Die nächste Stufe: MSV3 + pharmazeutische Datenplattform

Die Kombination von MSV3 mit einer umfassenden Datenplattform schließt genau die Lücken, die MSV3 allein nicht abdecken kann. In pharmazie.com ist die MSV3-Schnittstelle seit Anfang 2026 als Pilotversion integriert — eingebettet in 25+ pharmazeutische Datenbanken, eine tägliche aktualisierte Lieferengpass-Datenbank und die Eisbergsuche.

Was diese Kombination im Vergleich zu einer reinen MSV3-WAWI-Anbindung leistet:

• Mehrere Großhändler parallel abfragen: Statt drei separate MSV3-Anfragen in drei verschiedenen Portalen durchzuführen, sehen Sie die Verfügbarkeit bei allen angebundenen Großhändlern in einer Übersicht.
• Engpass-Alternativen finden und direkt bestellen: Wenn ein Präparat nicht lieferbar ist, schlägt das System automatisch Alternativen mit gleichem Wirkstoff, gleicher Darreichungsform und vergleichbarer Dosierung vor — inklusive EU-Importoptionen aus über 50 Ländern. Die verfügbare Alternative können Sie direkt per MSV3 bestellen.
• Pharmazeutische Daten im Bestellkontext: ABDA-Artikelstamm, Interaktionsdaten, Fachinformationen und Preisvergleiche sind direkt neben der MSV3-Bestellfunktion verfügbar. Sie wechseln nicht zwischen fünf Systemen, sondern arbeiten in einer Oberfläche.
• API-Integration für eigene Systeme: Über eine REST-API mit JSON-Format lässt sich die MSV3-Bestellfunktion in bestehende ERP- und WAWI-Systeme einbinden — als Ergänzung zum Primärlieferanten.

Dieser integrierte Ansatz ist besonders relevant für Apotheken mit hohem Bestellvolumen, Krankenhausapotheken mit kritischen Versorgungspflichten und Apothekengruppen, die ihren Einkauf zentralisieren möchten.

Migrations-Checkliste: Von MSV2 oder manuell zu MSV3 in 5 Schritten

Wenn Sie noch nicht auf MSV3 umgestellt haben oder Ihre bestehende MSV3-Anbindung erweitern möchten, hilft Ihnen diese Checkliste bei der Planung.

Schritt 1: Bestandsaufnahme

Klären Sie den aktuellen Stand Ihrer Bestellprozesse:

• Welche Bestellwege nutzen Sie aktuell? (MSV3 über WAWI, Telefon, Fax, Großhändler-Portal)
• Wie viele Großhändler sind angebunden — und bei wie vielen bestellen Sie noch manuell?
• Wie viel Zeit verbringen Ihre Mitarbeiter täglich mit manueller Bestellung und Lieferbarkeitsprüfung?
• Welches WAWI-System setzen Sie ein? (PROKAS, IXOS, WINAPO, Mauve oder andere)

Schritt 2: WAWI-MSV3-Fähigkeit prüfen

Alle aktuellen Apotheken-Warenwirtschaftssysteme unterstützen MSV3. Prüfen Sie:

• Ist das MSV3-Modul in Ihrem WAWI aktiviert und konfiguriert?
• Sind die Zugangsdaten für alle relevanten Großhändler hinterlegt?
• Nutzen Sie die MSV3-Verfügbarkeitsabfrage oder nur die reine Bestellfunktion?
• Ist Ihr WAWI auf dem aktuellen Softwarestand? (MSV3 Release 2 bietet erweiterte Funktionen)

Bei Fragen wenden Sie sich an Ihren WAWI-Anbieter oder an ADAS als übergreifende Stelle.

Schritt 3: Großhändler-Anbindung konfigurieren

Nehmen Sie Kontakt mit Ihren Großhändlern auf und klären Sie:

• Welche MSV3-Funktionen werden unterstützt? (Verfügbarkeitsabfrage, Bestellübermittlung, Statusabfrage)
• Wie lauten die MSV3-Zugangsdaten (Serverdaten, Kundennummer, Authentifizierung)?
• Gibt es Testumgebungen, in denen Sie die Anbindung vor dem Produktivstart prüfen können?

Schritt 4: Ergänzende Plattformen evaluieren

Prüfen Sie, ob eine ergänzende Datenplattform mit MSV3-Integration Ihren Workflow verbessern kann — insbesondere wenn Sie:

• regelmäßig mit Lieferengpässen kämpfen und Alternativen suchen müssen
• bei mehreren Großhändlern gleichzeitig die Verfügbarkeit prüfen möchten
• pharmazeutische Daten (ABDA, Interaktionen, Fachinformationen) im Bestellkontext benötigen
• Ihre Bestelldaten als Excel-Export für Audits oder Kostenstellenzuordnung dokumentieren müssen

Schritt 5: Testphase und Umstellung

Führen Sie die Umstellung schrittweise durch:

• Beginnen Sie mit dem Primärlieferanten und erweitern Sie schrittweise auf weitere Großhändler.
• Laufen Sie parallel: Nutzen Sie MSV3 zunächst ergänzend zu Ihren bisherigen Bestellwegen, bis Sie Vertrauen in den neuen Prozess aufgebaut haben.
• Schulen Sie Ihr Team — insbesondere die Funktionen Verfügbarkeitsabfrage und inkrementelle Bestellung, die bei MSV2 nicht verfügbar waren.
• Definieren Sie einen Rückfallplan für den Fall, dass die Internetverbindung ausfällt (Telefon als Backup).

Bei Interesse an der MSV3-Pilotversion von pharmazie.com können Sie sich für eine Testphase registrieren und die Schnittstelle im Echtbetrieb evaluieren.

Kosten-Nutzen-Analyse: Was die Umstellung auf MSV3 spart

Die Umstellung von manuellen Bestellwegen oder MSV2 auf MSV3 verursacht überschaubare Einmalkosten — und erzielt messbare Einsparungen im laufenden Betrieb.

Einmalkosten der Umstellung

Laufende Einsparungen

Konservativ gerechnet spart eine durchschnittliche Apotheke durch den Umstieg von manuellen Bestellwegen auf MSV3 mindestens 30-60 Minuten Arbeitszeit pro Tag. Bei einem kalkulatorischen Stundensatz von 35 Euro für pharmazeutisches Personal ergibt das eine jährliche Ersparnis von 4.500 bis 9.000 Euro — allein durch den effizienteren Bestellprozess, ohne Berücksichtigung vermiedener Fehlerkosten und eingesparter Hardware.

In Verbindung mit einer Datenplattform, die Engpass-Recherche, Alternativensuche und MSV3-Bestellung in einem System bündelt, steigt das Einsparpotenzial weiter — insbesondere bei den aktuell über 500 gleichzeitig gemeldeten Lieferengpässen in Deutschland.

Häufig gestellte Fragen

Was ist der Unterschied zwischen MSV2 und MSV3?

MSV2 nutzte ISDN-Modems und übertrug Bestellungen als Batch zu festen Zeitpunkten. MSV3 basiert auf internetbasierten Webservices (XML über HTTPS) und ermöglicht Echtzeitkommunikation: Verfügbarkeitsabfragen, inkrementelle Bestellungen und sofortige Statusrückmeldungen. Mit der ISDN-Abschaltung in Deutschland bis Ende 2022 ist MSV2 faktisch nicht mehr nutzbar.

Kann ich als Apotheke noch MSV2 verwenden?

Technisch ist MSV2 nach der vollständigen ISDN-Abschaltung in Deutschland nicht mehr einsetzbar. Alle großen Telekommunikationsanbieter haben ihre ISDN-Netze abgeschaltet. Apotheken-Softwarehäuser und Großhändler stellen die MSV2-Unterstützung ebenfalls ein. Die Umstellung auf MSV3 ist daher nicht optional, sondern technisch notwendig.

Welche Vorteile hat MSV3 gegenüber einer Telefonbestellung?

MSV3 bietet Echtzeitabfrage der Lieferbarkeit, automatische Integration in die Warenwirtschaft, verschlüsselte Übertragung, lückenlose Dokumentation und die Möglichkeit, innerhalb eines Bestellfensters beliebig oft nachzubestellen. Telefonbestellungen sind fehleranfällig, zeitaufwändig und nicht in die WAWI integriert — sie bleiben aber als Rückfallebene bei IT-Ausfällen sinnvoll.

Was kostet die Umstellung von MSV2 auf MSV3?

Die Aktivierung des MSV3-Moduls ist bei den meisten Apotheken-Warenwirtschaftssystemen im bestehenden Wartungsvertrag enthalten. Zusätzliche Hardwarekosten fallen nicht an, da MSV3 über die vorhandene Internetverbindung funktioniert. Der Hauptaufwand liegt in der Konfiguration der Großhändler-Zugangsdaten (1-2 Stunden pro Lieferant) und einer kurzen Einarbeitungsphase für das Team.

Können Bestellungen über MSV3 bei mehreren Großhändlern gleichzeitig erfolgen?

Der MSV3-Standard definiert die Kommunikation jeweils zwischen einer Apotheke und einem Großhändler. Für parallele Abfragen bei mehreren Lieferanten benötigen Sie entweder eine WAWI mit Multi-Großhändler-Unterstützung oder eine ergänzende Plattform wie pharmazie.com, die alle angebundenen Großhändler in einer Oberfläche zusammenführt und eine gebündelte Verfügbarkeitsabfrage ermöglicht.