Die MSV3-Schnittstelle einrichten gehört zu den wichtigsten IT-Aufgaben in der Apotheke. Wer den internetbasierten Bestellstandard korrekt konfiguriert, beschleunigt die Kommunikation mit dem Großhandel, reduziert Fehlerquellen und schafft die Grundlage für automatisierte Bestellprozesse. Dennoch scheitern viele Apotheken beim MSV3-Setup an unklaren Voraussetzungen, fehlenden Zugangsdaten oder Konfigurationsfehlern in der Warenwirtschaft.

Diese Anleitung führt Sie in fünf konkreten Schritten vom ersten Vorbereitungsschritt bis zum produktiven Betrieb. Sie erfahren, welche Daten Sie vorab beschaffen müssen, wie Sie MSV3 in den gängigen Warenwirtschaftssystemen aktivieren und welche Stolperfallen beim Setup regelmäßig auftreten. Am Ende finden Sie eine druckbare Checkliste, die Ihnen und Ihrem Team den gesamten Prozess auf einen Blick zusammenfasst.

Voraussetzungen: Was Sie vor dem MSV3-Setup brauchen

Bevor Sie mit der eigentlichen MSV3-Konfiguration beginnen, sollten Sie sicherstellen, dass alle organisatorischen und technischen Voraussetzungen erfüllt sind. Fehlt auch nur ein Element, stockt der gesamte Einrichtungsprozess. Die folgende Liste umfasst alle Punkte, die vor dem ersten Konfigurationsschritt geklärt sein müssen.

Organisatorische Voraussetzungen

• BGA-Nummer (Betriebsgenehmigungsausweis-Nummer): Ihre siebenstellige BGA-Nummer dient als zentrale Identifikation gegenüber dem Großhandel. Sie wird bei der MSV3-Anmeldung als Benutzerkennung verwendet. Falls Sie Ihre BGA-Nummer nicht kennen, erfahren Sie im nächsten Abschnitt, wie Sie diese prüfen oder beantragen.
• IDF-Nummer (Identifikationsnummer): Die IDF-Nummer identifiziert Ihre Apotheke im System des pharmazeutischen Großhandels. In der Regel ist sie identisch mit oder abgeleitet von Ihrer BGA-Nummer. Sie wird bei einigen Großhändlern zusätzlich zur Kundenkennung abgefragt.
• Großhändler-Vertrag: Für jeden Großhändler, den Sie per MSV3 anbinden möchten, benötigen Sie einen bestehenden Liefervertrag. Die MSV3-Freischaltung erfolgt lieferantenseitig — ohne aktiven Vertrag erhalten Sie keine Zugangsdaten.
• MSV3-Zugangsdaten je Großhändler: Jeder Großhändler vergibt eigene Zugangsdaten bestehend aus Benutzerkennung (oft Ihre BGA-Nummer oder eine Kundennummer), Passwort und der MSV3-Server-URL. Diese Daten erhalten Sie direkt vom Großhändler — entweder über den Vertriebsinnendienst, ein Online-Formular oder per Post.

Technische Voraussetzungen

• Internetverbindung: MSV3 basiert auf Webservices und erfordert eine stabile Internetverbindung an dem Arbeitsplatz, der die Bestellungen versendet. Im Gegensatz zum Vorgängerverfahren MSV2, das über ISDN-Modemverbindungen lief, nutzt MSV3 das Internet — eine ISDN-Leitung ist nicht mehr erforderlich.
• Aktuelles Warenwirtschaftssystem: Ihr WAWI-System muss MSV3 unterstützen. Alle marktgängigen Apotheken-Warenwirtschaftssysteme — darunter IXOS (Pharmatechnik), WINAPO (CGM LAUER), PROKAS (Noventi), CGM AMOR und aposoft — bieten MSV3-Unterstützung. Stellen Sie sicher, dass Ihr System auf dem aktuellen Softwarestand ist, da ältere Versionen unter Umständen nur MSV2 unterstützen.
• Firewall-Freigaben: Der MSV3-Datenverkehr läuft über HTTPS (Port 443). In der Regel ist dieser Port bereits freigegeben. Falls Ihre Apotheke eine restriktive Firewall-Konfiguration verwendet, müssen die MSV3-Server-URLs der jeweiligen Großhändler explizit freigeschaltet werden.

Ein Tipp aus der Praxis: Legen Sie sich eine einfache Tabelle an, in der Sie für jeden Großhändler die Zugangsdaten (Benutzerkennung, Passwort, Server-URL) dokumentieren. So haben Sie beim Setup alle Informationen griffbereit und vermeiden Verzögerungen durch Rückfragen beim Lieferanten.

Schritt 1: BGA-Nummer prüfen und beantragen

Die BGA-Nummer ist das Fundament Ihrer MSV3-Einrichtung. Ohne gültige BGA-Nummer können Sie sich bei keinem Großhändler für das MSV3-Bestellverfahren registrieren. Die Nummer identifiziert Ihre Apotheke eindeutig im deutschen Großhandelssystem und dient bei den meisten Lieferanten gleichzeitig als Benutzerkennung für die MSV3-Schnittstelle.

BGA-Nummer bereits vorhanden?

In den meisten Fällen verfügt Ihre Apotheke bereits über eine BGA-Nummer. Sie finden diese auf Ihrem Betriebsgenehmigungsausweis, der von der zuständigen Landesbehörde ausgestellt wird. Alternativ ist die Nummer in Ihren bestehenden Großhändler-Verträgen hinterlegt. Wenn Sie bereits per MSV2 (dem Vorgängerverfahren) bestellt haben, verwenden Sie dieselbe BGA-Nummer auch für MSV3.

BGA-Nummer beantragen

Falls Sie eine neue Apotheke eröffnen oder Ihre BGA-Nummer nicht auffindbar ist, wenden Sie sich an die für Ihr Bundesland zuständige Aufsichtsbehörde. Die BGA-Nummer wird im Rahmen der Betriebserlaubnis vergeben. Für Krankenhausapotheken gelten gesonderte Regelungen — hier erfolgt die Vergabe über die jeweilige Landeskrankenhausgesellschaft oder die zuständige Bezirksregierung.

BGA-Nummer beim Großhändler hinterlegen

Sobald Sie Ihre BGA-Nummer bestätigt haben, registrieren Sie sich bei jedem Großhändler, den Sie per MSV3 anbinden möchten. Die Registrierung erfolgt in der Regel über ein Formular auf der Website des Großhändlers oder per Kontakt zum Vertriebsinnendienst. Folgende Großhändler bieten standardisierte MSV3-Anmeldeformulare an:

• PHOENIX: Registrierung über das PHOENIX-Kundenportal oder den Außendienst
• NOWEDA: MSV3-Freischaltung über das NOWEDA-Cockpit
• GEHE: Anmeldung über das GEHE-Kundenportal
• SANACORP: Registrierung per Formular oder über den Vertriebsinnendienst
• Direktvertrieb (z. B. DRACO, Orifarm, Sanofi): Eigene MSV3-Anmeldeformulare auf den jeweiligen Hersteller-Websites

Nach erfolgreicher Registrierung erhalten Sie Ihre individuellen MSV3-Zugangsdaten. Die Bearbeitungszeit beträgt je nach Großhändler ein bis fünf Werktage.

Schritt 2: MSV3 in der Warenwirtschaft aktivieren

Nachdem Sie alle Zugangsdaten vorliegen haben, aktivieren Sie die MSV3-Schnittstelle in Ihrer Warenwirtschaft. Die Konfiguration unterscheidet sich je nach WAWI-System, folgt aber in allen Fällen derselben Grundlogik: Sie hinterlegen die Server-URL des Großhändlers, Ihre Benutzerkennung und das Passwort in den Lieferanteneinstellungen Ihres Systems.

IXOS (Pharmatechnik)

In IXOS erfolgt die MSV3-Einrichtung über das Modul Warenlogistik. Navigieren Sie zu den Online-Bestelleinstellungen und wählen Sie den gewünschten Lieferanten aus. Tragen Sie die MSV3-Server-URL, Ihre Kundenkennung und das Passwort ein. Pharmatechnik bietet zusätzlich die Möglichkeit, die Einrichtung durch den eigenen Außendienst vornehmen zu lassen. In der IXOS-Onlinehilfe finden Sie die vollständige Dokumentation.

WINAPO (CGM LAUER)

In WINAPO aktivieren Sie MSV3 über die Personenverwaltung im Register „Anbieter/Lieferant“. Im Bereich „Wawi-Lieferant“ wählen Sie im Feld „Auftragsübermittlung“ per Dropdown den Eintrag Über MSV3 aus. Voraussetzung ist die Installation des WCS-Servers (WawiCommunicationService-Server) auf einem Arbeitsplatz mit Internetzugang. Ohne den WCS-Server kann WINAPO keine MSV3-Verbindung aufbauen. Die WINAPO-Wiki dokumentiert den Einrichtungsprozess im Detail.

PROKAS (Noventi)

In PROKAS finden Sie die MSV3-Konfiguration unter den Lieferanteneinstellungen. Wählen Sie den betreffenden Großhändler aus und tragen Sie die Verbindungsdaten (URL, Benutzer, Passwort) in die dafür vorgesehenen Felder ein. PROKAS unterstützt die gleichzeitige Konfiguration mehrerer MSV3-Lieferanten. Nach dem Speichern der Daten führen Sie einen Verbindungstest durch (siehe Schritt 4).

CGM AMOR (Krankenhausapotheken)

CGM AMOR ist das Materialwirtschaftssystem für Krankenhausapotheken. Die MSV3-Anbindung erfolgt über die Schnittstellen-Konfiguration im Bereich Bestellwesen. Da Krankenhausapotheken häufig mehrere Lieferanten parallel anbinden und Bestellungen nach Stationen aufteilen, bietet CGM AMOR erweiterte Konfigurationsmöglichkeiten. Die Einrichtung sollte in Abstimmung mit dem CGM-Kundendienst erfolgen, da die CGM AMOR-Implementierung je nach Krankenhaus-IT-Landschaft variiert.

aposoft

In aposoft konfigurieren Sie die MSV3-Schnittstelle über Einstellungen → Schnittstellen. Wählen Sie den gewünschten Großhändler aus der Liste aus und geben Sie Ihre MSV3-Zugangsdaten ein. aposoft unterstützt auch die erweiterte MSV3-Version 2 mit Lieferavis-Funktion.

Andere Systeme

Weitere Warenwirtschaftssysteme wie Mauve System3 oder VARIO bieten ebenfalls MSV3-Unterstützung mit eigenen Konfigurationsoberflächen. Die Grundlogik ist identisch: Server-URL, Benutzerkennung und Passwort im Lieferantenstamm hinterlegen. Konsultieren Sie die Dokumentation Ihres Anbieters oder kontaktieren Sie den jeweiligen Kundendienst.

Unabhängig vom eingesetzten System gilt: Tragen Sie die Zugangsdaten exakt so ein, wie Sie sie vom Großhändler erhalten haben. Bereits ein zusätzliches Leerzeichen in der Server-URL oder ein falsches Sonderzeichen im Passwort führt zum Verbindungsfehler.

Schritt 3: Großhändler-Zugangsdaten eintragen

Nach der Aktivierung der MSV3-Funktion in Ihrem WAWI-System tragen Sie die Zugangsdaten für jeden einzelnen Großhändler ein. Dieser Schritt ist entscheidend — und gleichzeitig die häufigste Fehlerquelle beim MSV3-Setup.

Welche Daten Sie pro Großhändler benötigen

Zugangsdaten korrekt eingeben

Beachten Sie bei der Eingabe der Zugangsdaten folgende Punkte:

• Server-URL vollständig eingeben: Kopieren Sie die URL exakt aus den Unterlagen des Großhändlers. Achten Sie auf das Protokoll (https://) und den vollständigen Pfad. Manche Systeme ergänzen „https://“ automatisch — prüfen Sie, ob die URL nicht doppelt mit Protokoll-Präfix eingetragen wird.
• Groß-/Kleinschreibung: Benutzerkennungen und Passwörter sind bei vielen Großhändlern case-sensitive. Achten Sie auf die exakte Schreibweise.
• Sonderzeichen im Passwort: Wenn Ihr Passwort Sonderzeichen enthält, stellen Sie sicher, dass Ihr WAWI-System diese korrekt verarbeitet. In seltenen Fällen können Sonderzeichen wie &, < oder > bei der Übertragung Probleme verursachen.
• Mehrere Großhändler: Wiederholen Sie den Vorgang für jeden Großhändler, den Sie anbinden möchten. Die meisten Apotheken binden ihren Primärgroßhändler und mindestens einen Sekundärlieferanten an.

Speichern Sie die Zugangsdaten nach der Eingabe und führen Sie anschließend den Verbindungstest durch, bevor Sie zum nächsten Großhändler wechseln. So erkennen Sie Eingabefehler sofort und müssen nicht nachträglich alle Lieferanten einzeln prüfen.

Schritt 4: Testbestellung durchführen

Nach der Konfiguration aller Großhändler-Zugangsdaten steht die MSV3-Testbestellung an. Dieser Schritt ist unverzichtbar: Er stellt sicher, dass die Verbindung korrekt funktioniert, die Authentifizierung erfolgreich ist und Bestellungen tatsächlich beim Großhändler ankommen.

Verbindungstest vor der Testbestellung

Die meisten Warenwirtschaftssysteme bieten eine eigene Funktion „Verbindung testen“ oder „MSV3-Test“. Nutzen Sie diese Funktion als Erstes. Der Verbindungstest prüft:

• Ob die Server-URL erreichbar ist
• Ob die Zugangsdaten akzeptiert werden
• Ob das MSV3-Protokoll korrekt verhandelt wird

Bei erfolgreicher Verbindung erhalten Sie eine Bestätigungsmeldung (z. B. „Verbindung erfolgreich“ oder „Connection OK“). Bei einem Fehler zeigt das System eine Fehlermeldung an — die häufigsten Fehlerursachen und deren Lösung finden Sie im Abschnitt „Häufige Probleme beim Setup“.

Verfügbarkeitsabfrage testen

Führen Sie als Nächstes eine MSV3-Verfügbarkeitsabfrage für ein gängiges Präparat durch. Wählen Sie ein Produkt, von dem Sie wissen, dass es beim Großhändler vorrätig ist — zum Beispiel ein Generikum mit hoher Marktdurchdringung. Geben Sie die PZN in Ihr System ein und lösen Sie die Verfügbarkeitsabfrage aus. Sie sollten innerhalb weniger Sekunden eine Rückmeldung mit Verfügbarkeitsstatus, Menge und Preis erhalten.

Testbestellung aufgeben

Für die eigentliche Testbestellung gehen Sie wie folgt vor:

1. Wählen Sie ein Produkt mit geringem Bestellwert (z. B. ein OTC-Präparat oder ein gängiges Generikum).
2. Bestellen Sie eine kleine Menge (1-2 Packungen).
3. Senden Sie die Bestellung per MSV3 ab.
4. Prüfen Sie die Bestellbestätigung, die Sie unmittelbar nach der Übermittlung erhalten sollten.
5. Verfolgen Sie den Lieferstatus — die Ware sollte mit der nächsten regulären Lieferung eintreffen.

Führen Sie die Testbestellung für jeden angebundenen Großhändler einzeln durch. So stellen Sie sicher, dass alle Verbindungen funktionieren und die Bestellungen korrekt zugeordnet werden.

Ein wichtiger Hinweis: Eine Testbestellung ist eine echte Bestellung. Die bestellte Ware wird geliefert und in Rechnung gestellt. Wählen Sie daher ein Produkt, das Sie ohnehin benötigen, und bestellen Sie keine übermäßig großen Mengen. Alternativ können Sie die Bestellung nach der Bestätigung direkt stornieren, sofern Ihr Großhändler dies per MSV3 unterstützt.

Schritt 5: Go-Live und Monitoring

Nach erfolgreichen Testbestellungen bei allen Großhändlern steht dem produktiven Betrieb nichts mehr im Wege. Der Übergang vom Testbetrieb zum Go-Live erfordert allerdings einige organisatorische Maßnahmen, damit der gesamte Apothekenbetrieb reibungslos auf MSV3 umstellt.

Team einweisen

Informieren Sie alle Mitarbeiter, die Bestellungen aufgeben, über den neuen MSV3-Workflow. Zeigen Sie die wesentlichen Schritte in der Warenwirtschaft: Wie wird eine Bestellung per MSV3 ausgelöst? Wie prüft man die Verfügbarkeit? Wo findet man die Bestellbestätigung? Planen Sie dafür eine kurze Einweisung von 15 bis 30 Minuten ein.

Parallelbetrieb einplanen

In den ersten ein bis zwei Wochen empfiehlt sich ein Parallelbetrieb: Behalten Sie den bisherigen Bestellweg (z. B. telefonisch oder über das Großhändler-Portal) als Rückfalloption bei. So können Sie bei technischen Problemen sofort auf den gewohnten Kanal wechseln, ohne dass die Versorgung Ihrer Patienten gefährdet ist.

Monitoring und Fehlerprotokoll

Überwachen Sie in den ersten Wochen nach Go-Live gezielt folgende Punkte:

• Bestellbestätigungen: Kommen die MSV3-Bestätigungen zeitnah zurück? Gibt es Bestellungen ohne Bestätigung?
• Lieferstatus: Stimmen die MSV3-Statusmeldungen mit den tatsächlichen Lieferungen überein?
• Fehlerprotokolle: Prüfen Sie regelmäßig die Logfiles Ihres WAWI-Systems auf MSV3-Fehlermeldungen. Häufige Fehler in den ersten Tagen deuten auf Konfigurationsprobleme hin.
• Bestellvolumen: Vergleichen Sie die Anzahl der MSV3-Bestellungen mit dem bisherigen Bestellvolumen. Weichen die Zahlen stark ab, werden möglicherweise nicht alle Bestellungen über MSV3 abgewickelt.

Dokumentieren Sie auftretende Probleme in einem einfachen Fehlerprotokoll mit Datum, Fehlerbeschreibung und Lösung. Dieses Protokoll hilft Ihnen, wiederkehrende Muster zu erkennen, und ist nützlich, falls Sie den Support Ihres WAWI-Anbieters oder Großhändlers kontaktieren müssen.

Häufige Probleme beim MSV3-Setup und ihre Lösung

Selbst bei sorgfältiger Vorbereitung treten beim MSV3 einrichten regelmäßig Probleme auf. Die folgende Tabelle listet die häufigsten Fehler, ihre Ursache und die jeweilige Lösung auf.

Falls ein Problem nach diesen Maßnahmen nicht gelöst werden kann, kontaktieren Sie den technischen Support Ihres WAWI-Anbieters. Da die MSV3-Schnittstelle ein standardisiertes Protokoll ist, können die Supportmitarbeiter Fehler in der Regel anhand der Logfiles schnell lokalisieren. Bei lieferantenseitigen Problemen (z. B. Account nicht freigeschaltet) wenden Sie sich an den Vertriebsinnendienst Ihres Großhändlers.

Weiterführende Informationen zu MSV3-Antwortcodes und deren Bedeutung finden Sie in unserem separaten Referenzartikel.

MSV3 und pharmazie.com: Erweiterte Möglichkeiten

Die MSV3-Einrichtung in der Warenwirtschaft deckt die Standardkommunikation mit Ihrem Primärgroßhändler ab. Für Apotheken und Krankenhausapotheken, die darüber hinaus von MSV3 profitieren möchten, eröffnet die Integration in eine zentrale Datenplattform zusätzliche Möglichkeiten.

In pharmazie.com ist die MSV3-Schnittstelle seit Anfang 2026 als Pilotversion integriert. Die Plattform erweitert den Standard-MSV3-Workflow um drei wesentliche Funktionen:

• Parallele Großhändler-Abfrage: Statt jeden Großhändler einzeln abzufragen, prüfen Sie die Verfügbarkeit bei allen angebundenen Lieferanten mit einer einzigen Suche. Das ist besonders bei mehreren Großhandelspartnern ein erheblicher Zeitgewinn.
• Kombination mit Lieferengpass-Daten: Bei nicht verfügbaren Präparaten schlägt das System automatisch Alternativen mit gleichem Wirkstoff vor und prüft per MSV3 deren Verfügbarkeit — einschließlich EU-Importoptionen aus über 50 Ländern.
• API-Integration: Per REST-API können Sie die MSV3-Funktionalität in eigene Systeme einbinden — als Ergänzung zu Ihrer bestehenden Warenwirtschaft, nicht als Ersatz. Apothekengruppen und Kliniken nutzen diese Option, um Verfügbarkeitsprüfungen und Bestellungen in ihren zentralen Einkaufsprozess zu integrieren.

Die MSV3-Spezifikation wird gemeinsam von PHAGRO, ADAS und dem Deutschen Apothekerverband weiterentwickelt. pharmazie.com setzt diese Spezifikation um und ergänzt sie um die Anbindung an über 25 pharmazeutische Datenbanken, die über die Eisbergsuche zugänglich sind.

Checkliste: MSV3 einrichten in der Apotheke

Die folgende Checkliste fasst alle Schritte des MSV3-Setups zusammen. Sie können diese Tabelle ausdrucken und als Leitfaden für Ihre Einrichtung verwenden.

Häufig gestellte Fragen

Wie lange dauert es, MSV3 in der Apotheke einzurichten?

Die technische Konfiguration in der Warenwirtschaft dauert pro Großhändler etwa 10 bis 15 Minuten, sobald alle Zugangsdaten vorliegen. Der zeitintensivste Teil ist die Beschaffung der MSV3-Zugangsdaten bei den Großhändlern: Je nach Lieferant dauert die Freischaltung zwischen einem und fünf Werktagen. Insgesamt sollten Sie mit ein bis zwei Wochen vom ersten Antrag bis zum produktiven Betrieb rechnen.

Kann ich MSV3 für mehrere Großhändler gleichzeitig einrichten?

Ja. Alle gängigen Warenwirtschaftssysteme unterstützen die Anbindung mehrerer Großhändler per MSV3. Sie hinterlegen für jeden Lieferanten eigene Zugangsdaten (Server-URL, Benutzerkennung, Passwort). Die Bestellungen werden je nach Konfiguration automatisch oder manuell an den jeweiligen Großhändler geroutet. In der Praxis binden die meisten Apotheken zwei bis drei Großhändler an — den Primärlieferanten und einen oder zwei Sekundärlieferanten für Engpass-Situationen.

Was passiert, wenn die Internetverbindung während einer MSV3-Bestellung ausfällt?

Wenn die Internetverbindung während der Bestellübermittlung unterbrochen wird, erhält die Warenwirtschaft eine Fehlermeldung. Die Bestellung wird in diesem Fall nicht übermittelt und muss nach Wiederherstellung der Verbindung erneut gesendet werden. Bereits übermittelte Bestellungen sind davon nicht betroffen — sie befinden sich bereits im System des Großhändlers. Um Bestellverluste zu vermeiden, empfiehlt sich eine stabile Internetverbindung mit Ausfallschutz (z. B. Mobilfunk-Backup).

Muss ich von MSV2 auf MSV3 umstellen?

MSV2 basiert auf ISDN-Modemverbindungen. Da die deutschen Telekommunikationsanbieter ISDN flächendeckend abgeschaltet haben, ist MSV2 faktisch nicht mehr nutzbar. Die Umstellung auf MSV3 ist daher keine optionale Verbesserung, sondern eine technische Notwendigkeit. Falls Ihre Apotheke noch kein MSV3 nutzt, sollten Sie die Umstellung zeitnah durchführen, um die elektronische Bestellkommunikation mit dem Großhandel aufrechtzuerhalten.

Welche Kosten entstehen durch die MSV3-Einrichtung?

Die MSV3-Einrichtung an sich ist in der Regel kostenfrei. Die Warenwirtschaftssysteme bieten die MSV3-Funktionalität als Standardbestandteil an. Auch die Großhändler berechnen für die MSV3-Freischaltung keine Gebühren. Kosten können entstehen, wenn Sie einen IT-Dienstleister mit der Einrichtung beauftragen oder wenn ein WAWI-Update erforderlich ist, um die MSV3-Kompatibilität herzustellen. Für die erweiterte Nutzung über eine Datenplattform wie pharmazie.com fallen die regulären Plattformgebühren an.