Wenn Sie per MSV3-Schnittstelle eine Verfügbarkeitsabfrage oder Bestellung an den pharmazeutischen Großhandel senden, erhalten Sie innerhalb von Sekunden eine strukturierte Antwort zurück. Diese Antwort enthält einen MSV3 Antwortcode — einen standardisierten Statuswert, der Ihnen exakt mitteilt, ob ein Artikel lieferbar ist, ob eine Teilmenge verfügbar ist oder warum eine Bestellung nicht ausgeführt werden kann.
Das Problem in der Praxis: Die Bedeutung dieser Codes ist in den meisten Warenwirtschaftssystemen nur als kryptische Kurzbezeichnung sichtbar. Das offizielle ADAS/PHAGRO-Pflichtenheft ist ein technisches Spezifikationsdokument — keine praxisnahe Referenz für den Apothekenalltag. Dieser Artikel schliesst diese Lücke: Sie finden hier alle MSV3 Antwortcodes und Statusmeldungen mit Erklärung, Kontext und konkreter Handlungsempfehlung.
MSV3-Kommunikation: Wie Anfrage und Antwort technisch funktionieren
Die MSV3-Schnittstelle (Medium Speed Version 3) ist der standardisierte Kommunikationskanal zwischen Apotheken-Software und pharmazeutischem Großhandel in Deutschland. Die Spezifikation wird gemeinsam von ADAS (Bundesverband Deutscher Apotheken-Softwarehäuser), PHAGRO (Bundesverband des pharmazeutischen Großhandels) und dem DAV (Deutscher Apothekerverband) definiert.
Technisch läuft die Kommunikation wie folgt ab:
- Anfrage (Request): Die Apotheken-Software sendet eine strukturierte XML-Nachricht per HTTPS an den Webservice des Großhändlers. Die Nachricht enthält die IDF-Kundennummer, eine oder mehrere PZNs (Pharmazentralnummern), die gewünschte Menge und den Nachrichtentyp (Verfügbarkeitsabfrage, Bestellung oder Statusabfrage).
- Verarbeitung: Der Großhändler-Server prüft die Anfrage gegen seinen aktuellen Lagerbestand, Kontingente, Preisdaten und ggf. Lieferbeschränkungen.
- Antwort (Response): Innerhalb von typischerweise unter einer Sekunde sendet der Server eine XML-Antwort zurück. Diese Antwort enthält pro angefragter PZN einen Antwortcode (Statusfeld), ergänzt um Zusatzinformationen wie verfügbare Menge, Preis, voraussichtliche Lieferzeit oder eine Nachfolger-PZN.
Die Antwortcodes sind im MSV3-Pflichtenheft standardisiert. In der Praxis verwenden jedoch nicht alle Großhändler jeden Code identisch — manche liefern zusätzliche proprietäre Statusinformationen. Die nachfolgenden Tabellen bilden den offiziellen Standard ab, wie er im ADAS/PHAGRO-Pflichtenheft (Version 2.0) definiert ist.
Verfügbarkeitsabfrage-Codes: Die vollständige Referenz
Die Verfügbarkeitsabfrage (auch: Lieferbarkeitsprüfung) ist die häufigste MSV3-Operation im Apothekenalltag. Sie fragen damit beim Großhändler an, ob ein bestimmtes Präparat in der gewünschten Menge lieferbar ist. Die MSV3 Antwortcodes für die Verfügbarkeitsabfrage geben Ihnen eine differenzierte Rückmeldung — weit über ein einfaches „Ja“ oder „Nein“ hinaus.
| Code | Kurzbezeichnung | Bedeutung | Typische Ursache |
|---|---|---|---|
| L | Lieferbar | Der Artikel ist in der angefragten Menge vollständig verfügbar und kann bestellt werden. | Regulärer Lagerbestand vorhanden |
| T | Teillieferung möglich | Der Artikel ist verfügbar, aber nicht in der vollständig angefragten Menge. Die tatsächlich lieferbare Stückzahl wird im Antwortfeld „Menge“ zurückgemeldet. | Geringe Restbestände, Kontingentierung, Engpass-Präparat |
| D | Defekt | Der Artikel ist aktuell nicht am Lager des Großhändlers. Es liegt keine Information über einen Wiederbeschaffungszeitpunkt vor. | Lieferengpass, Herstellerproblem, saisonale Nichtverfügbarkeit |
| N | Nachfolger verfügbar | Der angefragte Artikel ist nicht mehr im Handel (außer Vertrieb). Es existiert jedoch ein Nachfolgepräparat. Die PZN des Nachfolgers wird in der Antwort mitgeliefert. | Produktumbenennung, Relaunch, Zulassungswechsel |
| S | Sonderbeschaffung / Dispo | Der Artikel ist nicht im regulären Lager, kann aber über den Großhändler beim Hersteller oder einem anderen Lieferanten beschafft werden. Längere Lieferzeit (meist 1-5 Werktage). | Seltene Präparate, Importe, Sonderchargen, Kühlware |
| A | Außer Handel | Der Artikel ist dauerhaft außer Handel genommen. Es wird kein Nachfolger in der Antwort referenziert. | Marktrücknahme durch Hersteller, Zulassungswiderruf |
| P | Nicht im Sortiment | Der Artikel ist dem Großhändler bekannt (gültige PZN), wird aber nicht in dessen Sortiment geführt. | Spezialgroßhändler, regionale Sortimentsunterschiede |
| U | Unbekannt | Die übermittelte PZN ist dem System des Großhändlers nicht bekannt. Es kann keine Verfügbarkeitsaussage getroffen werden. | Ungültige PZN, Tippfehler, neue PZN noch nicht im Stamm |
| K | Kontingentiert | Der Artikel ist verfügbar, unterliegt aber einer Kontingentierung. Die maximal abrufbare Menge pro Apotheke ist begrenzt und wird im Mengenfeld ausgewiesen. | Engpass-Steuerung durch Großhändler, Kontingentierungsbeschluss, hohe Nachfrage |
| R | Reserviert / Vorbestellt | Der Artikel ist bereits für die anfragende Apotheke reserviert oder vorbestellt und wird mit der nächsten Lieferung zugestellt. | Vorbestellung, Kontingent-Zuteilung |
Die Codes „L“ (Lieferbar) und „D“ (Defekt) machen in der Praxis über 80 % aller Antworten aus. Der Code „T“ (Teillieferung) tritt vor allem bei Engpass-Präparaten auf und hat seit 2023 deutlich an Häufigkeit zugenommen.
Bestellstatus-Codes: Rückmeldung nach der Bestellübermittlung
Nachdem Sie eine MSV3-Bestellung an den Großhändler übermittelt haben, erhalten Sie eine Bestellbestätigung mit einem Statuscode. Diese MSV3 Statusmeldung informiert Sie darüber, ob die Bestellung angenommen wurde, ob einzelne Positionen problematisch sind oder ob die gesamte Bestellung abgelehnt wurde.
| Code | Kurzbezeichnung | Bedeutung | Handlungsempfehlung |
|---|---|---|---|
| B | Bestätigt | Die Bestellposition wurde vollständig bestätigt. Lieferung erfolgt mit der nächsten regulären Tour. | Keine Aktion erforderlich. Position wird geliefert. |
| TB | Teilbestätigt | Nur ein Teil der bestellten Menge kann geliefert werden. Die bestätigte Menge wird im Mengenfeld ausgewiesen. | Restmenge bei einem anderen Großhändler bestellen oder auf nächste Lieferung warten. |
| DF | Defekt | Der Artikel ist nicht lieferbar. Die Bestellposition kann nicht bedient werden. | Verfügbarkeit bei anderem Großhändler prüfen. Defekt-Workflow starten. |
| SB | Sonderbeschaffung eingeleitet | Der Artikel wird über Sonderbeschaffung beim Hersteller bestellt. Längere Lieferzeit (1-5 Werktage). | Voraussichtlichen Liefertermin beachten. Bei dringender Versorgung parallel Alternative beschaffen. |
| NF | Nachfolger | Der bestellte Artikel ist außer Handel. Stattdessen wird der Nachfolgeartikel (neue PZN) geliefert, sofern die Apotheke nicht widerspricht. | Nachfolger-PZN und Preis prüfen. Bei Abweichung ggf. Rücksprache mit Großhändler. |
| AB | Abgelehnt | Die Bestellposition wurde vom Großhändler abgelehnt. Gründe können sein: Kontosperre, Sortimentsausschluss, regulatorische Beschränkung. | Ablehnungsgrund im Fehlertext prüfen. Kontakt zum Großhändler aufnehmen. |
| ST | Storniert | Eine zuvor bestätigte Bestellposition wurde nachträglich storniert — z. B. weil der Lagerbestand zwischen Bestelleingang und Kommissionierung auf null gefallen ist. | Position neu bestellen oder bei anderem Großhändler anfragen. |
| WA | Warteposition | Die Bestellung ist eingegangen, aber der Artikel befindet sich im Wareneingang. Lieferung erfolgt voraussichtlich mit einer späteren Tour. | Kein sofortiger Handlungsbedarf. Voraussichtlichen Liefertermin im Statusfeld beachten. |
| FE | Fehler | Technischer Fehler bei der Verarbeitung der Bestellposition. Die Bestellung konnte nicht verarbeitet werden. | Fehlertext analysieren. Bestellung erneut senden. Bei wiederholtem Fehler IT-Support kontaktieren. |
Der Code „DF“ (Defekt) in der Bestellantwort ist für Apotheken der kritischste: Er signalisiert, dass ein bereits bestellter Artikel nicht geliefert wird. In Kombination mit Engpass-Präparaten kann das zu Versorgungslücken führen. Ein strukturierter Defekt-Workflow ist daher unverzichtbar.
Lieferavis-Codes: Statusmeldungen im digitalen Lieferschein
Mit MSV3 Release 2 wurde das Lieferavis (digitaler Lieferschein) als dritter Nachrichtentyp eingeführt. Der Großhändler sendet damit vor oder zeitgleich mit der physischen Lieferung eine elektronische Mitteilung an die Apotheke, die den genauen Lieferumfang und den Status jeder Position enthält.
| Code | Kurzbezeichnung | Bedeutung |
|---|---|---|
| GL | Geliefert | Die Position wird in der angekündigten Menge geliefert. Ware befindet sich auf der aktuellen Tour. |
| TL | Teilgeliefert | Nur ein Teil der bestellten Menge wird geliefert. Die tatsächlich gelieferte Stückzahl ist angegeben. |
| NL | Nicht geliefert | Die Position ist in dieser Lieferung nicht enthalten — Grund: Defekt, Kommissionierungsfehler oder Stornierung. |
| ER | Ersatzartikel geliefert | Anstelle des bestellten Artikels wird ein Ersatzartikel (z. B. Nachfolger, Parallelimport) geliefert. Die PZN des Ersatzartikels ist angegeben. |
| NR | Nachlieferung | Die Position wird nicht in dieser, sondern in einer folgenden Lieferung zugestellt. Voraussichtlicher Termin im Zusatzfeld. |
| RK | Rücknahme / Retoure | In der Lieferung befindet sich ein Retourenbeleg oder eine Gutschrift für zuvor retournierte Ware. |
Lieferavis-Codes werden derzeit noch nicht von allen Großhändlern in vollem Umfang unterstützt. Die Verfügbarkeit hängt vom jeweiligen Großhändler und der eingesetzten Warenwirtschaft ab. Apotheken, die MSV3 Release 2 nutzen, profitieren jedoch bereits von der automatischen Wareneingangsverarbeitung auf Basis dieser Codes.
Die 5 häufigsten Codes in der Praxis — mit Handlungsempfehlung
Nicht alle MSV3 Antwortcodes treten gleich häufig auf. Im Apothekenalltag konzentriert sich die Kommunikation mit dem Großhandel auf eine Handvoll Standardszenarien. Diese fünf Codes sollten Sie und Ihr Team sofort einordnen können:
1. Code „L“ — Lieferbar
Der häufigste und unkomplizierteste Code. Der Artikel ist in der gewünschten Menge verfügbar. Sie können die Bestellung direkt aufgeben. In der Antwort sind zusätzlich der aktuelle Einkaufspreis (AEP), die verfügbare Menge und die voraussichtliche Lieferzeit (meist nächste Tour) enthalten.
Handlungsempfehlung: Direkt bestellen. Bei zeitkritischen Präparaten die Bestellung unmittelbar nach der Verfügbarkeitsprüfung aufgeben, da sich Bestände bei Engpass-Produkten schnell ändern können.
2. Code „D“ — Defekt
Der Artikel ist beim angefragten Großhändler nicht verfügbar. Das ist der Code, der im Engpass-Management die meiste Arbeit verursacht. „Defekt“ bedeutet nicht, dass das Präparat generell nicht erhältlich ist — es ist lediglich beim angefragten Lieferanten nicht am Lager.
Handlungsempfehlung: Sofort bei anderen angebundenen Großhändlern anfragen. Parallel prüfen, ob ein wirkstoffgleiches Alternativpräparat verfügbar ist. In der MSV3-Datenplattform können Sie diese parallele Abfrage automatisiert durchführen.
3. Code „T“ — Teillieferung möglich
Der Großhändler kann liefern, aber nicht die vollständige angefragte Menge. Dieser Code tritt besonders häufig bei kontingentierten oder knappen Präparaten auf. Die tatsächlich verfügbare Stückzahl wird im Antwortfeld „Menge“ ausgewiesen.
Handlungsempfehlung: Teilmenge bestellen und die Restmenge bei einem zweiten Großhändler anfragen. Prüfen Sie, ob die Teilmenge den akuten Bedarf deckt. Dokumentieren Sie die Teillieferung für die interne Nachverfolgung.
4. Code „N“ — Nachfolger verfügbar
Das angefragte Präparat ist dauerhaft nicht mehr im Handel, aber es existiert ein Nachfolgeartikel mit neuer PZN. Häufig bei Produktumbenennungen, Neueinführungen nach Zulassungswechsel oder Packungsgrößenänderungen.
Handlungsempfehlung: Die Nachfolger-PZN aus der Antwort übernehmen und im eigenen System aktualisieren. Prüfen Sie, ob die Zusammensetzung (Wirkstoff, Stärke, Darreichungsform) identisch ist. Aktualisieren Sie ggf. Dauerverordnungen und Bestandslisten.
5. Code „S“ — Sonderbeschaffung
Der Artikel ist nicht im regulären Lager des Großhändlers, kann aber über eine Sonderbeschaffung beim Hersteller oder einem Zwischenhändler beschafft werden. Die Lieferzeit beträgt in der Regel 1 bis 5 Werktage.
Handlungsempfehlung: Wenn die Lieferzeit akzeptabel ist, die Sonderbeschaffung auslösen. Für dringende Versorgungsfälle parallel bei anderen Großhändlern prüfen, ob der Artikel dort regulär am Lager ist. Bei Engpass-Präparaten die Sonderbeschaffung als Backup nutzen, während Sie gleichzeitig eine sofort verfügbare Alternative suchen.
Was tun bei unerwarteten Codes? Troubleshooting-Schnellanleitung
Nicht jede MSV3-Antwort passt in den Standardablauf. Wenn Sie einen unerwarteten Code oder eine Fehlermeldung erhalten, hilft diese Schnellanleitung bei der Einordnung und Lösung:
Technische Fehler (Code „FE“ oder HTTP-Fehlercodes)
- Symptom: Die Anfrage liefert keinen Verfügbarkeitsstatus, sondern einen technischen Fehler.
- Häufige Ursachen: Wartungsfenster des Großhändlers (meist nachts zwischen 0:00 und 4:00 Uhr), Netzwerkprobleme, abgelaufene Authentifizierungsdaten (IDF-Kennung).
- Lösung: Anfrage nach 5-10 Minuten wiederholen. Wenn der Fehler persistiert, IDF-Zugangsdaten im WAWI prüfen. Bei anhaltenden Problemen den IT-Support des Großhändlers kontaktieren.
Code „U“ — Unbekannte PZN
- Symptom: Der Großhändler meldet, dass die PZN nicht bekannt ist.
- Häufige Ursachen: Tippfehler bei manueller PZN-Eingabe, neu zugelassenes Präparat (PZN noch nicht im Großhändler-Stamm), PZN aus einem anderen Land (z. B. österreichische PZN).
- Lösung: PZN in der ABDA-Datenbank oder im Artikelstamm verifizieren. Bei neuen Präparaten 1-2 Werktage warten und erneut anfragen. Bei ausländischen PZNs die deutsche PZN ermitteln.
Code „AB“ — Ablehnung ohne klaren Grund
- Symptom: Die Bestellung wird abgelehnt, der Fehlertext ist nicht eindeutig.
- Häufige Ursachen: Offene Rechnung / Kontosperre, BtM-Präparat ohne gültige BtM-Berechtigung, Kontingentüberschreitung, Sortimentsausschluss.
- Lösung: Fehlertext im Detail analysieren — MSV3-Fehlermeldungen enthalten sowohl einen Fehlercode als auch einen fachlichen Fehlertext. Bei Kontoproblemen die Buchhaltung oder den Außendienst des Großhändlers kontaktieren.
Inkonsistente Antworten zwischen Verfügbarkeitsabfrage und Bestellung
- Symptom: Die Verfügbarkeitsabfrage meldet „L“ (Lieferbar), aber die anschließende Bestellung wird mit „DF“ (Defekt) beantwortet.
- Häufige Ursache: Zwischen Abfrage und Bestellung wurde der letzte Bestand durch eine andere Bestellung aufgebraucht — insbesondere bei Engpass-Präparaten mit minimalen Restmengen.
- Lösung: Bei zeitkritischen und knappen Artikeln die Bestellung unmittelbar nach der Verfügbarkeitsabfrage auslösen. In Plattformen mit MSV3-Integration wie pharmazie.com geschieht dies innerhalb desselben Workflows, was das Zeitfenster minimiert.
Wie pharmazie.com MSV3-Codes visuell aufbereitet
Die MSV3 Antwortcodes sind in ihrer Rohform einbuchstabige oder zweistellige Kürzel — nicht intuitiv für den schnellen Überblick im hektischen Apothekenalltag. In pharmazie.com werden die MSV3-Codes daher in ein visuelles Ampelsystem übersetzt, das sofortige Orientierung bietet:
| Ampelfarbe | MSV3-Codes | Bedeutung für den Nutzer |
|---|---|---|
| Grün | L, B, GL | Artikel lieferbar, Bestellung bestätigt oder Ware unterwegs. Keine Aktion erforderlich. |
| Gelb | T, TB, K, S, SB, WA, NR, TL | Eingeschränkt verfügbar: Teilmenge, Kontingentierung, Sonderbeschaffung oder Warteposition. Prüfung empfohlen. |
| Rot | D, DF, A, AB, NL, ST | Nicht verfügbar oder abgelehnt. Sofortige Handlung erforderlich: Alternative suchen oder Fehler klären. |
| Blau | N, NF, ER | Nachfolger oder Ersatzartikel. Der angefragte Artikel existiert nicht mehr, aber eine Alternative ist verfügbar. |
| Grau | U, P, FE | Unbekannt, nicht im Sortiment oder technischer Fehler. Datenbasis prüfen oder Anfrage wiederholen. |
Dieses Ampelsystem wird in der MSV3-Bestelloberfläche von pharmazie.com sowohl bei der Verfügbarkeitsabfrage als auch im Einkaufskorb und in der Bestellhistorie angezeigt. Damit sehen Sie über alle angebundenen Großhändler hinweg auf einen Blick, welche Präparate Sie sofort bestellen können, wo Einschränkungen bestehen und wo alternative Beschaffungswege nötig sind.
Ein zusätzlicher Vorteil der Plattform: Die MSV3-Verfügbarkeitsdaten werden direkt mit der Lieferengpass-Datenbank verknüpft. Wenn ein Artikel den Code „D“ (Defekt) zurückmeldet und gleichzeitig als Engpass-Produkt erfasst ist, schlägt das System automatisch wirkstoffgleiche Alternativen vor — einschließlich deren Verfügbarkeit bei allen angebundenen Großhändlern.
MSV3-Codes sofort verstehen statt rätseln
In pharmazie.com sehen Sie die Verfügbarkeit bei allen Großhändlern auf einen Blick — farbcodiert, mit Alternativvorschlägen und direkter Bestellmöglichkeit. Testen Sie das Ampelsystem in einer Live-Demo.
Häufig gestellte Fragen
Was bedeutet der MSV3 Antwortcode „Defekt“?
Der MSV3 Antwortcode „Defekt“ (Code „D“ bei Verfügbarkeitsabfragen, „DF“ bei Bestellantworten) bedeutet, dass der angefragte Artikel beim jeweiligen Großhändler aktuell nicht am Lager ist. Der Begriff „Defekt“ ist historisch gewachsen und hat nichts mit einem beschädigten Produkt zu tun. Er signalisiert lediglich, dass der Großhändler den Artikel zum Zeitpunkt der Anfrage nicht liefern kann. Die Ursachen reichen von temporären Lieferengpässen über Herstellerprobleme bis zu saisonaler Nichtverfügbarkeit. Empfohlene Maßnahme: Verfügbarkeit bei einem anderen Großhändler prüfen oder nach wirkstoffgleichen Alternativen suchen.
Sind MSV3 Antwortcodes bei allen Großhändlern identisch?
Die Kern-Antwortcodes sind im ADAS/PHAGRO-Pflichtenheft standardisiert und werden von allen MSV3-konformen Großhändlern verwendet. In der Praxis können einzelne Großhändler jedoch zusätzliche proprietäre Statusinformationen im Freitextfeld der Antwort übermitteln. Die grundlegenden Codes (L, D, T, N, S) sind jedoch einheitlich definiert und werden herstellerübergreifend gleich interpretiert.
Wie schnell kommt die MSV3-Antwort vom Großhändler?
Die MSV3-Verfügbarkeitsabfrage wird in Echtzeit verarbeitet. Die typische Antwortzeit liegt unter einer Sekunde. In Ausnahmefällen — etwa bei Wartungsfenstern des Großhändlers oder bei hoher Systemlast — kann die Antwort bis zu 5 Sekunden dauern. Wenn nach 10 Sekunden keine Antwort vorliegt, liegt in der Regel ein technisches Problem vor (Netzwerk, Server, Authentifizierung).
Was ist der Unterschied zwischen Verfügbarkeitsabfrage und Bestellstatus?
Die Verfügbarkeitsabfrage prüft, ob ein Artikel in der gewünschten Menge lieferbar ist, ohne eine Bestellung auszulösen. Sie ist unverbindlich und verändert keinen Lagerbestand. Der Bestellstatus hingegen ist die Rückmeldung auf eine tatsächlich übermittelte Bestellung und bestätigt, ob die Bestellposition angenommen, teilbestätigt oder abgelehnt wurde. Erst mit der Bestellung wird der Lagerbestand beim Großhändler reserviert.
Kann ich MSV3-Antwortcodes automatisiert auswerten?
Ja. Da MSV3-Antworten als strukturierte XML-Nachrichten übermittelt werden, lassen sich die Antwortcodes programmatisch auswerten. Über die REST-API von pharmazie.com können Sie MSV3-Verfügbarkeitsantworten im JSON-Format empfangen und in eigene Systeme (ERP, WAWI, SAP) integrieren. So können Sie beispielsweise automatisierte Regeln definieren: Bei Code „D“ automatisch den nächsten Großhändler anfragen, bei Code „T“ die Teilmenge bestellen und die Restmenge umleiten.
